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Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Kurzfassung: Ihre Daten werden in der Schweiz gespeichert und bearbeitet. Für die Daten, die Sie in der Anwendung bearbeiten — Mitarbeitende, Bewerbende, Dokumente —, sind Sie die Verantwortliche und wir Auftragsbearbeiter nach Art. 9 DSG. Für Ihre Konto-, Rechnungs- und Websitedaten sind wir selbst Verantwortliche. Alle Server stehen in der Schweiz.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG):

Eren Solutions (Einzelunternehmen)
Muttenzerstrasse 91
4133 Pratteln, Schweiz
E-Mail: info@hr-onboarding.ch

Bewerbungen bei uns selbst: Wir rekrutieren mit unserer eigenen Software. Für Bewerbungen auf unsere eigenen Stellen (hr-onboarding.ch/jobs, Bewerbungsformular und Statusportal unter jobs.hr-onboarding.ch), für Initiativbewerbungen an uns und für den Jobalarm zu unseren Stellen sind wir selbst Verantwortliche — nicht Auftragsbearbeiter. Für diese Daten gelten dieselben Regeln wie für die Bewerbungsdaten unserer Kunden: Speicherung in der Schweiz, Verschlüsselung im Ruhezustand, Löschung 180 Tage nach Eingang (Abschnitt 7.2), und Bewerbende können ihre Daten über das Statusportal jederzeit selbst löschen. Ansprechperson ist Enis Eren, enis.eren@hr-onboarding.ch.

2. Unser Datenschutz-Versprechen

Schweizer Hosting: Alle Personendaten der Anwendung — Mitarbeitende, Bewerbende, Dokumente — werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz gespeichert und bearbeitet, ebenso die Sicherungen. Ausserhalb der Schweiz liegen nur Zahlungsabwicklung und die Reichweitenmessung unserer Website; welche Daten das betrifft, steht in Abschnitt 9.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Account-Daten

Bei der Registrierung erheben wir:

3.2 Personaldaten (von Ihnen eingegeben)

Sie können folgende Daten von Mitarbeitenden, Bewerbenden und anderen Personen eingeben:

Bewerbungsfotos sind freiwillig. Bewerbende können ohne Foto bewerben — der Foto-Upload hat keinen Einfluss auf die Bewertung.

Wichtig: Sie sind verantwortlich für die Rechtmässigkeit der Bearbeitung dieser Daten. Wir bearbeiten diese nur als Auftragsbearbeiter gemäss Ihren Weisungen.

3.3 Technische Daten

Automatisch erhobene Daten:

3.4 Automatisierte Auswertung im Recruiting

Die Anwendung zeigt zu einer Bewerbung eine Übereinstimmung mit den Anforderungen der Stelle an («Skill-Match»). Dafür werden Begriffe aus den eingereichten Unterlagen mit den Anforderungen des Inserats verglichen — regelbasiert, gegen ein gepflegtes Wörterbuch von Berufs- und Ausbildungsbegriffen. Es kommt kein Sprachmodell und kein externer KI-Dienst zum Einsatz; die Unterlagen werden ausschliesslich auf unserem Server in der Schweiz ausgelesen.

Rechtlich ist das Profiling im Sinne von Art. 5 lit. f DSG: Es wird ein persönlicher Aspekt automatisiert bewertet, nämlich die fachliche Eignung. Es ist kein Profiling mit hohem Risiko nach Art. 5 lit. g DSG — bewertet wird eine einzige Dimension, es werden keine Daten aus verschiedenen Quellen verknüpft, und es entsteht kein Persönlichkeitsprofil.

Eine automatisierte Einzelentscheidung nach Art. 21 DSG findet nicht statt: Die Anzeige ist eine Sortierhilfe, Reihenfolge und Auswahl trifft die ausschreibende Organisation. Sie ist auch die verantwortliche Stelle für das Verfahren; Auskunft und Widerspruch richten sich an sie.

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Ihre Daten ausschliesslich zu folgenden Zwecken:

Keine Zwecke: Wir verkaufen keine Daten. Wir nutzen keine Daten für Werbung. Wir übertragen keine Daten an Dritte (ausser Dienstleister für Hosting, Zahlungsabwicklung und Fehlerüberwachung — siehe Abschnitt 9).

5. Rechtsgrundlagen (Schweizer Recht)

Die Bearbeitung basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (DSG):

6. Datenspeicherung und -sicherheit

Eine Übersicht in Alltagssprache — Datenstandort, Verschlüsselung, Zugriff, Löschfristen und die Unterlagen für eine Sicherheitsprüfung — steht unter Sicherheit & Datenschutz. Verbindlich ist diese Erklärung hier; die Übersicht fasst sie zusammen und widerspricht ihr nicht.

6.1 Speicherort

Alle Personendaten werden auf Servern unseres Hostingpartners Infomaniak Network SA in der Schweiz gespeichert (Rechenzentrum Genf). Auch die tägliche verschlüsselte Auslagerung der Sicherungen bleibt in der Schweiz (zweites Schweizer Rechenzentrum desselben Anbieters). Die Schriftarten der Oberfläche liefern wir seit September 2026 vom eigenen Server aus; beim Aufruf einer Seite entsteht dadurch keine Verbindung zu einem Schriftendienst. Ins Ausland führen nur noch die Zahlungsabwicklung (Stripe) sowie die Webanalyse (Google Analytics) auf den öffentlichen Seiten — die Übertragung stützt sich auf das Swiss–U.S. Data Privacy Framework, dem diese Anbieter unterstellt sind (Art. 16 Abs. 1 DSG in Verbindung mit Anhang 1 DSV), ergänzend auf Standardvertragsklauseln. Details in Abschnitt 9.

6.2 Technische Sicherheitsmassnahmen

6.3 Organisatorische Massnahmen

6.4 Support und Fernwartung

Support-Zugriffe auf Ihr Konto geschehen nur auf Ihre Anfrage oder Meldung hin und laufen als protokollierte Stellvertretung mit Zeitpunkt, Konto und Organisation. Jede Organisation entscheidet selbst, ob der Support sich zur Hilfe in ihr Konto anmelden darf (Fernwartung, standardmässig eingeschaltet). Sie kann die Fernwartung auf der Support-Seite jederzeit abschalten; solange sie aus ist, ist keine Stellvertretung möglich, und eine laufende endet. Für ein konkretes Anliegen lässt sich die Fernwartung für 7 Tage freigeben und schaltet sich danach von selbst wieder aus.

Antworten auf Ticket-E-Mails ordnen wir dem Ticket automatisch zu, samt Anhängen.

6.5 Unterschriften am Arbeitszeugnis

Wer ein Arbeitszeugnis unterzeichnet, kann dafür ein Bild der eigenen Unterschrift hinterlegen (PNG oder JPEG, höchstens 500 KB). Es dient allein der Darstellung der Unterschrift auf dem Zeugnis. Das Bild liegt verschlüsselt (AES-256-GCM) ausserhalb der Verzeichnisse, die der Browser direkt abruft; ansehen, ersetzen und löschen kann es ausschliesslich die Person selbst über die eigene Sitzung. Für eine Stellvertretung durch uns ist es gesperrt, auch lesend. Andere Konten der Organisation sehen nur, ob eine Unterschrift hinterlegt ist; das Bild selbst erscheint erst auf einem von dieser Person unterzeichneten Dokument.

Zu jeder geleisteten Unterschrift halten wir Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, einen Prüfwert über den unterzeichneten Text sowie Name und Stellenbezeichnung im Moment der Unterzeichnung fest. Zweck ist der Nachweis der Unterzeichnung: Ändert sich der Text danach, stimmt der Prüfwert nicht mehr, und die Unterschriften gelten als hinfällig. Es handelt sich nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES).

Die Person löscht ihr hinterlegtes Bild jederzeit selbst; mit dem Konto und mit der Organisation wird es samt Datei entfernt. Der Nachweis bleibt, solange das Zeugnis besteht — ein Konto, das unterzeichnet hat, wird deshalb deaktiviert statt gelöscht.

Keine Garantie: Trotz aller Massnahmen kann keine absolute Sicherheit garantiert werden. Sie sind für eigene Datensicherungen verantwortlich.

7. Datenlöschung und Aufbewahrung

7.1 Account-Daten nach Kündigung oder Trial-Ablauf

Nach Beendigung Ihres Abos (Kündigung oder Ablauf der kostenlosen Testphase) werden Ihre Account- und Organisationsdaten nach 90 Tagen vollständig und unwiderruflich gelöscht. Diese Frist gibt Ihnen Zeit, Ihre Daten zu exportieren oder das Abo zu reaktivieren.

Sie erhalten zwei Reminder-E-Mails: 14 Tage und 3 Tage vor der automatischen Löschung. Sie können die Löschung jederzeit auch vor Ablauf der Frist manuell anstossen (Account-Lösch-Funktion im Admin-Dashboard) oder durch erneutes Abschliessen eines Abos vermeiden.

Gelöscht werden: Organisations-Daten, User-Accounts, Mitarbeitenden-Daten, Onboardings, Austritte, Dokumente, Geräte-Zuweisungen sowie der zugehörige Stripe-Customer-Record mit Zahlungsmethoden und Adressen. Erhalten bleiben (gesetzlich vorgeschrieben): Rechnungsdaten sowie der Nachweis des Vertragsabschlusses zum Auftragsbearbeitungsvertrag (Zustimmungsdatensatz und Vertrags-PDF) — beides 10 Jahre nach Art. 958f OR.

7.2 Recruiting-Daten (Bewerbende)

Bewerberdaten werden automatisch 180 Tage nach Eingang der Bewerbung gelöscht. Ausgenommen sind drei Fälle, in denen die Daten weiterhin gebraucht werden: eingestellte Personen, Personen in der engeren Auswahl und Personen, die in den Talent-Pool eingewilligt haben — diese Einwilligung ist jederzeit widerrufbar, der Widerruf löst die Löschung aus. Die Frist gilt system-weit und ist nicht konfigurierbar. Einzelne Bewerberdaten können Sie jederzeit früher löschen; Bewerbende können das über ihr Statusportal auch selbst tun.

7.3 Dokumente

Hochgeladene Dokumente werden mit den zugehörigen Datensätzen gelöscht. Zeugnisvorgänge samt Beurteilungen und Unterschriftsbelegen gehen mit der mitarbeitenden Person oder der Organisation; das ausgestellte Zeugnis liegt als Dokument in der Personalakte und folgt deren Regeln (Abschnitt 7.1). Für die hinterlegten Unterschriftsbilder gilt Abschnitt 6.5.

7.4 Rechnungsdaten

Rechnungsdaten werden 10 Jahre aufbewahrt (gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR).

7.5 Logs

Protokolle der Anwendung werden täglich aufgeräumt und nach 30 Tagen gelöscht; die Zugriffsprotokolle des Webservers nach 14 Tagen. In den Zugriffsprotokollen werden Zugangslinks zu Bewerberdossiers maskiert, damit sie dort nicht im Klartext stehen. Das Zugriffsprotokoll der Personalakte — wer ein Personaldokument oder Gesprächsprotokoll hochgeladen, angesehen, heruntergeladen oder gelöscht hat — wird nach 12 Monaten gelöscht.

7.6 Support-Anfragen

Anfragen aus einem Konto gehören zu dessen Organisation und werden mit ihr gelöscht (Abschnitt 7.1). Anfragen ohne Konto, etwa über das Kontaktformular, löschen wir samt Nachrichten und Anhängen 12 Monate nach der letzten Aktivität, sofern das Anliegen abgeschlossen ist.

8. Ihre Rechte (Schweizer Datenschutzgesetz)

Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) haben Sie folgende Rechte:

Antwortfrist: Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten beantworten wir gemäss Art. 25 Abs. 7 DSG innerhalb von 30 Tagen kostenlos.

Auskunft und Anfragen: info@hr-onboarding.ch

9. Datenübertragung an Dritte

9.1 Dienstleister

Wir nutzen folgende Dienstleister, die im Rahmen ihrer Dienste Zugriff auf Daten haben können:

Hinweis Auslandtransfer: Stripe und Google Analytics haben ihren Hauptsitz oder Server-Infrastruktur ausserhalb der Schweiz (Irland, USA); die Schriftarten liefern wir seit September 2026 selbst aus. Beide Anbieter sind dem Swiss–U.S. Data Privacy Framework unterstellt; die USA stehen dafür auf der Staatenliste des Bundesrats (Art. 16 Abs. 1 DSG in Verbindung mit Anhang 1 DSV). Ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Hosting, E-Mail-Zustellung und Sicherungen liegen vollständig in der Schweiz (Infomaniak). In der angemeldeten Anwendung und auf allen Seiten, die Bewerbende sehen, läuft keine Reichweitenmessung.

9.2 Kein Datenverkauf

Wir verkaufen keine Daten an Dritte. Wir geben keine Daten zu Werbezwecken weiter.

9.3 Behörden

Bei gesetzlicher Verpflichtung können wir Daten an Schweizer Behörden übermitteln.

9.4 Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

Als Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 DSG (und Art. 28 DSGVO, soweit anwendbar) bearbeiten wir Ihre Personaldaten ausschliesslich nach Ihrer Weisung. Der Auftragsbearbeitungsvertrag wird bei der Registrierung elektronisch abgeschlossen; Sie rufen ihn jederzeit als PDF in der Anwendung ab — in der Administration unter «Vertrag & Daten» → «Auftragsbearbeitungsvertrag», mit dem Datum des Abschlusses. Den vollständigen Text können Sie vorab unter hr-onboarding.ch/avv lesen. Bestehende Kundinnen und Kunden schliessen ihn im Admin-Dashboard nach. Kontakt: info@hr-onboarding.ch

10. Cookies

Wir nutzen ausschliesslich technisch notwendige Cookies:

11. Drittanbieter-Links

Die Plattform kann Links zu Drittanbieter-Websites enthalten. Für deren Datenschutzrichtlinien übernehmen wir keine Verantwortung.

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung ändern. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail. Fortgesetzte Nutzung bedeutet Akzeptanz.

13. Kontakt Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:

Datenschutzverantwortlicher
Eren Solutions (Einzelunternehmen)
Muttenzerstrasse 91
4133 Pratteln, Schweiz
E-Mail: info@hr-onboarding.ch

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Informationsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren:

Eidgenössischer Datenschutz- und Informationsbeauftragter (EDÖB)
Hallwylstrasse 28
3003 Bern, Schweiz
Website: www.edoeb.admin.ch

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