HR Software einführen:
Schritt für Schritt für Schweizer KMUs

Nach der Registrierung richten Sie zuerst Ihre Organisationsstruktur ein. Das System unterscheidet fünf Rollen mit abgestuften Berechtigungen:

• HR – verwaltet alle Eintritte, Austritte und Personalien
• Fachleitung – prüft und gibt Onboarding-Prozesse frei
• Bereichsleitung – erhält Übersicht über ihren Bereich
• Mitarbeitende – füllen ihre Personalien selbst aus

Definieren Sie Ihre Abteilungen und Bereiche so, wie Ihre Firma strukturiert ist. Das beeinflusst später, welche Checklisten automatisch zugewiesen werden.

Sichtbarkeit & Berechtigungen — wer sieht was?

Mitarbeitende, Eintritte und Austritte werden nur für die Personen sichtbar, die sie auch betreffen — DSG-konform und Datenminimierungs-Prinzip:

Die Zuordnung zu Bereich oder Fachbereich erfolgt im Benutzerverwaltungs-Tab. Eine Person ohne Bereichs-/Fachbereichszuweisung sieht nichts, bis Sie sie zuordnen.

Checklisten sind das Herzstück des Systems. Für jeden Eintritt (und Austritt) wird automatisch eine Checkliste erstellt. Die Aufgaben werden durch HR verwaltet und zugewiesen. Richten Sie zuerst die Vorlagen ein:

• HR-Aufgaben – alle To-dos die HR für den Eintritt erledigen muss
• Fälligkeitsdaten – z. B. «3 Tage vor Eintritt» oder «Am ersten Arbeitstag»
• Erinnerungen – automatische Benachrichtigungen bei offenen Aufgaben
• Vorlagen für Dokumente – Verträge, Zeugnisse und andere Standarddokumente

Sobald ein neuer Mitarbeitender bekannt ist, erfassen Sie den Eintritt im System. Die einzuladende Person erhält automatisch eine E-Mail und füllt ihre Personalien selbst aus – digital, papierlos und DSG-konform:

• Personalienformular – Name, Adresse, AHV-Nummer, Bankverbindung etc.

Die eingegebenen Daten werden direkt ins System übernommen – keine manuelle Erfassung durch HR nötig.

Das 4-Augen-Prinzip stellt sicher, dass kein Eintritt unkontrolliert durchläuft. Der Workflow ist mehrstufig:

• Fachleitung prüft – fachliche Angaben und Aufgaben
• HR genehmigt – finaler Freigabe-Schritt
• Automatische Benachrichtigungen – alle Beteiligten werden informiert
• Kommentarfunktion – Rückfragen und Feedback direkt im Prozess

Der gesamte Freigabe-Verlauf ist protokolliert und jederzeit nachvollziehbar – relevant für Revisionen und interne Kontrollen.

Das Dashboard zeigt Ihnen in Echtzeit alle laufenden Eintritte und Austritte – gefiltert nach Status, Bereich oder Datum.

• Live-Übersicht – offene Aufgaben, bevorstehende Eintritte, überfällige Fristen
• Filterfunktion – nach Bereich, Rolle, Status oder Zeitraum
• Export – Daten als Excel oder PDF für die Lohnbuchhaltung oder Revision
• Erinnerungen – automatische Hinweise bei Fristen oder offenen Aufgaben

Statt einer separaten Excel-Liste verwalten Sie Laptops, Handys, Schlüssel, Badges und alle weiteren Geräte direkt im IT-Dashboard. Die Software hält die komplette Zuweisungs-Historie pro Gerät und MA – wichtig für Audits, Versicherung und saubere Übergaben.

• Geräte erfassen – Name, Hersteller, Modell, Seriennummer, Kaufdatum, Garantie. Kategorien (Laptop, Handy, Tablet, Schlüssel, Badge, …) sind pro Organisation konfigurierbar.
• Zuweisen & zurücknehmen – ein Klick im IT-Dashboard oder direkt aus der Eintritts-Checkliste. Beim Austritt erscheint automatisch ein Hinweis-Banner mit allen offenen Rückgaben.
• Bestands-Mitarbeitende erfassen – wenn Sie unsere Software nachträglich einführen, können Sie bestehende MA mit einem Klick anlegen, ohne ein Onboarding zu starten. Damit sind sie sofort im System für Geräte-Zuweisung und spätere Austritte.
• Volle Historie – pro Gerät sehen Sie, wer es wann hatte, mit Notizen zu Zustand und Übergabe.
• Multi-Tenant & rollenbasiert – IT, HR und Admin verwalten alles, FL/BL sehen Geräte ihrer eigenen MA als Read-only.

Statt Word-Vorlagen manuell zu öffnen und Felder zu ersetzen, generiert die Software Dokumente direkt aus den hinterlegten Personalien. Sie pflegen die Vorlage einmal — danach läuft die Erzeugung automatisch:

• Vorlagen für Standarddokumente – Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Bestätigungen, Austrittsschreiben — eigene Vorlagen pro Dokumenttyp.
• Automatische Platzhalter – Name, Adresse, Eintrittsdatum, Lohn, Pensum, Funktion etc. werden aus dem Personalienformular eingesetzt. Keine manuelle Übertragung.
• Versionierung – jede Vorlagen-Änderung wird gespeichert; ältere Versionen bleiben jederzeit abrufbar (Audit-Sicherheit).
• Direkter E-Mail-Versand – generiertes Dokument als PDF an die/den Mitarbeitende(n) oder die Fachleitung senden, ohne Download-Umweg.

Ihr Recruiting-Account gibt Ihnen eine eigene Karriereseite, die Sie vollständig gestalten können:

• Logo und Firmenprofil – eigenes Branding für einen professionellen Auftritt
• Individuelle Bewerbungsformulare – definieren Sie selbst, welche Angaben Sie benötigen
• Custom Fields pro Stelle – stellenspezifische Fragen (z. B. Sprachkenntnisse, Verfügbarkeit)
• CV-Parser – Bewerber laden ihren Lebenslauf hoch (PDF oder DOCX), das System erkennt Name, Adresse und Kontaktdaten automatisch und füllt das Formular vor — weniger Tipparbeit für den Bewerber
• Automatische Bestätigungs-E-Mail – Bewerber erhalten sofort eine Empfangsbestätigung

Erstellen Sie Ihre erste Stellenanzeige und veröffentlichen Sie sie direkt aus dem System heraus:

• jobs.ch – automatischer XML-Feed für die grösste Schweizer Jobbörse
• Job-Room (SECO) – direkte Publikation auf der staatlichen Plattform
• Meldepflicht (Art. 21a AUG) – das System erkennt automatisch, ob eine Stelle meldepflichtig ist
• Status-Sync – Statusänderungen werden in Echtzeit synchronisiert

Nach der Publikation erhalten Bewerber einen direkten Link zur Stelle und können sich sofort bewerben.

Alle eingehenden Bewerbungen erscheinen automatisch in Ihrer Pipeline. Der Standard-Workflow umfasst die folgenden Phasen:

• Neu → Prüfung → Interview → Angebot → Eingestellt
• Drag & Drop – Kandidaten zwischen Phasen verschieben
• Dokumente direkt ansehen – Lebenslauf und Beilagen ohne Download
• Notizen mit @-Erwähnungen – Teammitglieder direkt in einer Notiz markieren; sie bekommen eine Benachrichtigung in der Inbox und per E-Mail
• Inbox-Posteingang – alle Erwähnungen an einem Ort, mit Glocken-Anzeige im Header und 1-Klick-Sprung zur Notiz
• Sichtbarkeits-Filter – Erwähnungen sind nur für Personen möglich, die Zugriff auf die Stelle haben (kein Info-Leak an Unbefugte)
• Filter und Suche – schnell den richtigen Kandidaten finden

Planen Sie Vorstellungsgespräche direkt in der Plattform – ohne externe Tools:

• Interview-Termine koordinieren – Datum, Zeit und Ort direkt im System erfassen
• Kalendereinladungen (.ics) – automatischer Versand an Bewerber und HR, kompatibel mit Outlook, Google Calendar und Apple Calendar
• Scorecards – strukturiertes Bewertungsraster für jedes Interview
• Feedback sammeln – alle Beurteiler können ihr Feedback direkt im System eintragen

Sobald ein Kandidat die Phase «Eingestellt» erreicht, können Sie ihn mit einem Klick direkt ins HR Onboarding übernehmen:

• Automatische Datenübernahme – alle erfassten Angaben werden direkt übertragen
• Personalienformular vorausgefüllt – der neue Mitarbeitende muss nur noch ergänzen und bestätigen
• Kein manuelles Kopieren – keine doppelte Erfassung, keine Übertragungsfehler
• Onboarding startet sofort – Checkliste wird automatisch ausgelöst

Dieser Schritt ist nur verfügbar, wenn beide Produkte (HR Onboarding + Recruiting) aktiviert sind.