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Self-Service · Anleitung

Self-Service-Personalien: Mitarbeitende pflegen selbst

Statt Personalien-Formulare auszudrucken und gescannt zurückzubekommen, schicken Sie einen sicheren Token-Link. Die Person trägt Adresse, AHV-Nummer und Bankverbindung selbst ein — HR genehmigt revisionssicher in der Inbox. DSG-konform, papierlos, ein einziger Klick zum Einarbeiten.

≈ 8 Min. Lesezeit ≈ 15 Min. zur Einrichtung DSG-Datenminimierung
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Self-Service-Link versenden

Token-basierte URL, eindeutig pro Person, mit Ablaufdatum

1 Min.

Beim Anlegen eines neuen Eintritts wählen Sie "Personalien per Self-Service einholen". Das System generiert einen kryptographisch signierten Token-Link und versendet ihn per Mail an die Person — keine Anmeldung, kein Passwort, nur ein einmaliger Link mit Ablaufdatum.

Was im Mail steht

  • Persönliche Anrede mit Vornamen — kein "Sehr geehrte/r Bewerber/in"
  • Was zu erwarten ist — 5 Minuten Aufwand, Smartphone ausreichend
  • Was gebraucht wird — AHV-Karte, Bankverbindung, Adresse
  • Datenschutz-Hinweis — wie die Daten verarbeitet werden, Schweizer Server
  • Ablaufdatum — standardmäßig 14 Tage, neu generierbar
Tipp: Auch für bestehende Mitarbeitende — bei Adress- oder Bankverbindungs-Änderung versenden Sie aus der Personalakte einen neuen Aktualisierungs-Link. Kein Papier-Formular, kein vergessenes "Wo war das wieder?".
Am Ende dieses Schritts
  • Self-Service-Mail ist mindestens einmal versendet
  • Sie wissen, was die Person sieht
  • Standard-Ablaufdatum passt zu Ihrer Prozesszeit
Self-Service in der Demo testen
02

Mitarbeitender füllt aus

Mobile-friendly Formular mit Pflichtfeldern und Format-Validation

5 Min.

Die Person klickt den Link und landet auf einer Self-Service-Seite mit Co-Branding (Ihr Org-Name neben dem Logo) und persönlicher Anrede. Das Formular ist in mehrere Abschnitte gegliedert (Wohnadresse, Kontaktdaten, AHV, Bankverbindung, Notfallkontakt, Steuern), Validation läuft live — am Ende drückt die Person "Einreichen".

hr-onboarding.ch/willkommen/<token>
Öffentliche Self-Service-Seite mit Progress-Bar 'Abschnitt 1 von 6', Co-Branding 'Onboarding.ch × Demo AG', persönlicher Anrede 'Hallo Max', Sicherheits-Hinweis-Box, Sektion Wohnadresse mit Strasse, PLZ, Ort, Geburtsdatum und beginnender Sektion Kontaktdaten
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Progress-Bar — "Abschnitt 1 von 6" Co-Branding mit Org-Name Sicherheits-Hinweis prominent Pflichtfelder mit * markiert

Was die Person erlebt

  • Mobile-optimiert — die meisten füllen es am Handy aus
  • Entwurf speichern — Person kann pausieren, später weitermachen
  • Live-Validation — Fehler werden direkt am Feld angezeigt
  • Datenschutz-Hinweis sichtbar — DSG-konform aufgeklärt
  • Bestätigung nach Einreichen — Mail an Person und HR-Inbox
Tipp: Bei Onboarding-Workshops können neue Mitarbeitende den Link direkt am ersten Tag ausfüllen — vor dem Mittagessen sind die Personalien sauber im System.
Am Ende dieses Schritts
  • Sie haben das Self-Service-Formular selbst durchgeklickt
  • Sie wissen, wo Pflichtfelder und Validierungen sitzen
  • Mail-Bestätigung ist in Ihrer Inbox
03

HR genehmigt in der Inbox

Pro-Feld-Genehmigung, mit Vergleich alt → neu

2 Min.

Sobald die Person einreicht, landet der Antrag in der HR-Inbox als Benachrichtigung. Sie sehen pro Feld, was sich geändert hat (alt → neu) — Sie können einzelne Felder genehmigen, andere ablehnen oder eine Rückfrage stellen.

hr-onboarding.ch · Inbox
Inbox-Modal mit Titel 'Pendente Personalien-Änderungen — 4 Anträge warten auf Ihre Genehmigung' und mehreren Einträgen je Person mit Avatar-Initialen, Feld-Name, Diff alt zu neu in Monospace, sowie Genehmigen- und Ablehnen-Buttons
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Counter zeigt offene Anträge auf einen Blick Diff pro Feld — rot raus, teal rein Pro-Feld Genehmigen oder Ablehnen

Was Sie pro Antrag tun

  • Vergleichen — alte Adresse vs. neue Adresse, mit Zeitstempel
  • Einzelne Felder genehmigen — z.B. Adresse ja, Lohn-Wunsch nein
  • Rückfrage stellen — Mail an die Person mit konkretem Hinweis
  • Mass-Genehmigung bei vertrauenswürdigen Anträgen — alle Felder in einem Klick
Tipp: AHV-Nummer-Änderungen sollten Sie immer aktiv bestätigen — falsche AHV bedeutet falsche Sozialversicherungs-Meldungen. Bei Adresse oder Bankverbindung reicht oft eine Vertrauens-Genehmigung.
Am Ende dieses Schritts
  • Erster Antrag wurde durchgeprüft und genehmigt
  • Sie kennen die Pro-Feld-Logik
  • Mail an die Person mit Bestätigung ist verschickt
Inbox-Workflow in Demo Tour "Änderungsanträge" starten
04

Audit-Trail prüfen

Wer hat wann was geändert — vollständig dokumentiert für DSG-Audits

2 Min.

Jede Genehmigung wird mit Zeitstempel, Genehmiger:in (Login) und altem/neuem Wert dokumentiert. Auf der Personalakte sehen Sie den vollen Verlauf — wer hat wann was geändert, wer hat genehmigt. Das ist die Grundlage für DSG-Anfragen ("Welche Daten haben Sie über mich?") und interne Audits.

Was im Audit-Trail steht

  • Quelle der Änderung — Self-Service durch Mitarbeitenden, direkt durch HR, oder via Mutation (FL/BL)
  • Zeitstempel — beim Eintreffen und bei der Genehmigung
  • Alter vs. neuer Wert — z.B. "Hauptstrasse 1 → Bahnhofstrasse 12"
  • Genehmiger — User mit Rolle
  • Begründung bei Ablehnung
Tipp: Bei einer DSG-Auskunfts-Anfrage exportieren Sie die Personalakte als PDF — Audit-Trail inklusive. Sie haben dann alles, was Sie der Person rechtssicher zur Verfügung stellen müssen.
Am Ende dieses Schritts
  • Sie haben einen Audit-Trail mindestens einmal angeschaut
  • Sie wissen, wo Sie die Personalakte als PDF exportieren
  • DSG-Anfrage-Prozess ist Ihnen klar

Self-Service einrichten und loslegen

Probieren Sie es in der Demo aus — kompletter Workflow von Link-Versand bis Inbox-Genehmigung.

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