Was ist neu bei HR Onboarding

Geplante Statuswechsel auf einen BlickNeu

Wer eine Absage über «Nachricht später senden» plant, hat die Person faktisch entschieden — und genau so behandelt sie das System jetzt überall:

• Eine kleine Uhr mit dem Ziel («→ Abgelehnt») erscheint in der Bewerbendenliste, auf der Kanban-Karte und in der Akte — der Zeitpunkt steht im Tooltip.
• Filter, Tabs, Kanban-Spalten und Auswertungen ordnen die Person bereits ihrem Ziel zu; die Arbeitsliste «Prüfung» bleibt frei für offene Fälle.
• Das ganze Team sieht ohne Öffnen der Akte, wo nichts mehr zu tun ist.

Neuer Status «Engere Auswahl»Neu

Zwischen Interview und Angebot gibt es neu den Status «Engere Auswahl» — für alle, die fachlich in der Endrunde sind, aber noch kein Angebot haben. Der typische Fall: Die Zweitwahl soll warm gehalten werden, bis die Erstwahl zugesagt und unterschrieben hat.

• Eigener Platz in Liste, Kanban-Board, Dashboard und Statistik.
• Die Wartezeit läuft sichtbar weiter, damit niemand vergessen geht.
• Die automatische Löschfrist pausiert, solange die Person in der engeren Auswahl steht — das Verfahren läuft noch.
• Bewerbende sehen davon nichts: In ihrem Portal bleibt es bei «In Prüfung».

Entstanden aus einer Kundenanfrage — merci!

Eigene Einladung für Zweit- und DrittgesprächeNeu

Für Zweit- und Drittgespräche gibt es eine eigene Vorlage «Einladung zum Folgegespräch».

• Das System verwendet sie ab der zweiten Gesprächsrunde automatisch, mit Kalender-Eintrag wie gewohnt.
• Der Ton passt zum Stand des Gesprächs: Sie bedankt sich für den bisherigen Austausch, statt die Person ein zweites Mal willkommen zu heissen.
• Den Text passen Sie unter Vorlagen an Ihre Sprache an.
• Bei einer Terminverschiebung bleibt es bei der Vorlage «Terminverschiebung» — auch mitten in einer Folgerunde.

Zurückgestellte Bewerbungen bleiben sichtbarNeu

Wer eine Zweitplatzierte oder einen Zweitplatzierten für eine Stelle zurückstellt, sieht das direkt in der Übersicht:

• In der Liste steht «Aufschub» neben dem Status, auf der Kanban-Karte ein Vermerk.
• Zurückgestellte bleiben auf dem Board stehen, auch wenn Sie Abgeschlossene ausblenden — sie warten auf den Ausgang der Erstplatzierten und sind damit nicht erledigt.
• Die Ansicht «Zurückgestellt» in der Bewerbendenliste zeigt alle auf einen Klick — mit Zähler, kombinierbar mit dem Stellenfilter.
• Sagt die Erstwahl ab, finden Sie die zurückgestellte Person dort, wo Sie sie suchen.

Zweit- und Drittgespräche erfassenNeu

Interviews lassen sich jetzt in Gesprächsrunden führen: eine Runde abschliessen, die nächste planen.

• Jedes Gespräch bleibt mit Termin, Notizen und Gesprächspartnern im Verlauf erhalten.
• Die Akte zeigt die bisherigen Gespräche untereinander, das Bewerbungsdossier als PDF listet sie einzeln auf.
• Im Bewerberportal sehen Kandidatinnen und Kandidaten, dass ein anstehender Termin bereits das Zweitgespräch ist — interne Notizen bleiben intern.
• Die Team-Bewertung (1–6) ist unabhängig von den Gesprächen: Jede Person hält ihre aktuelle Einschätzung fest und passt sie jederzeit an — im Screening wie nach dem Zweitgespräch.
• Der Kalendereintrag des geführten Gesprächs bleibt beim Rundenwechsel bestehen — abgesagt wird nur, was tatsächlich abgesagt wurde.

Terminantworten erreichen alle BeteiligtenNeu

Bestätigt eine Bewerberin oder ein Bewerber den Termin, wählt einen Vorschlag oder wünscht einen anderen Zeitpunkt, erfahren es alle Beteiligten:

• Meldung in der Inbox und per E-Mail an alle, die die Stelle sehen — auch Bereichs- und Fachleitungen — sowie an die eingeteilten Interviewerinnen und Interviewer, mit Termin, Ort und Wunschtext.
• Die Erinnerung nach dem Gespräch, das Ergebnis festzuhalten, geht zusätzlich an die Personen, die im Interview sassen.
• Jede dieser E-Mails lässt sich in den Benachrichtigungs-Einstellungen einzeln abschalten.

Deaktivierte Konten beim Erfassen erkennenNeu

Wer eine Person erfasst, deren Konto früher deaktiviert wurde, bekommt jetzt einen klaren Hinweis:

• Die Meldung nennt die betroffene Person und bietet an, das bestehende Konto direkt zu reaktivieren, statt ein zweites anzulegen.
• Gehört die Adresse zu einem anderen Unternehmen, bleibt die Meldung bewusst allgemein — ob jemand bei einer anderen Firma im System steht, geht Dritte nichts an.
• Das Reaktivieren bleibt der Administration vorbehalten; wer Personen erfassen, aber nicht verwalten darf, sieht den Grund und wird an sie verwiesen.

Einladung zur Konto-Einrichtung erneut sendenNeu

Der Link, mit dem neue Benutzerinnen und Benutzer ihr Passwort setzen, gilt sieben Tage — läuft er ab, genügt jetzt ein Klick.

• Die Benutzerverwaltung zeigt bei allen, die sich noch nie angemeldet haben, den Vermerk «noch nicht angemeldet» und die Schaltfläche «Einladung senden».
• Sie verschickt einen frischen Link, wieder sieben Tage gültig; der zuvor verschickte verliert seine Gültigkeit.
• Bei allen übrigen steht, wann sie zuletzt im System gearbeitet haben — massgebend ist die tatsächliche Nutzung, nicht die letzte Anmeldung.
• Konnte eine Einladung nicht zugestellt werden, sagt die Oberfläche das deutlich — samt Grund.

Sammelmail an HR über alle überfälligen AufgabenNeu

In den Organisationseinstellungen lässt sich einschalten, dass HR und Administration einmal täglich eine Übersicht aller überfälligen Aufgaben aus Ein- und Austritten erhalten — nach Verzug sortiert und mit den Aufgaben, für die niemand zuständig ist — gerade die gehen so nicht mehr unter. Wer Erinnerungsmails abbestellt hat, bekommt auch die Übersicht nicht.

Unterschriftszeile im Arbeitsvertrag wird korrekt ausgefülltBehoben

In erzeugten Dokumenten blieb bei «Ort und Datum» der Platzhalter stehen, statt Firmensitz und Datum einzusetzen — betroffen waren alle mitgelieferten Vorlagen. Ebenfalls behoben: In den Benachrichtigungs-Einstellungen schaltete ein Klick auf einen der drei Mail-Schalter die beiden anderen stillschweigend ab, und der Vorlagen-Verlauf zeigte statt der speichernden Person immer «Unbekannt».

Neue Mitarbeitende werden jetzt auch im Recruiting begrüsstNeu

Wer neu ins Recruiting eingeladen wird, sieht beim ersten Login eine kurze Begrüssung mit den passenden Einstiegspunkten.

• Die Texte bestimmen Sie selbst: im Admin-Dashboard pro Rolle festlegen — einmal gepflegt, gilt für Onboarding und Recruiting.
• Der Editor steht auch Kundinnen und Kunden offen, die ausschliesslich das Recruiting nutzen.

Die Einrichtungs-Checkliste zeigt jetzt den echten StandVerbessert

Bei einer neuen Organisation liefern wir Beispiel-Bereiche und Beispiel-Vorlagen mit, damit Sie nicht bei null anfangen. Die Einrichtungs-Checkliste zählt dabei nur, was Sie selbst angepasst haben: eigene Bereiche angelegt, nicht benötigte entfernt oder umbenannt. Ausserdem richtet sich die Liste nach Ihrem Paket, und die Schritte heissen, was sie sind — «Bereichsstruktur an Ihre Firma anpassen» statt «Erste Abteilung anlegen», wenn bereits zwölf vorhanden sind.

Begrüssungstexte führen zur passenden AnleitungVerbessert

Die Begrüssung beim ersten Login zeigt jeder Rolle jetzt die Hilfe, die zu ihrer Arbeit gehört: Fachleitungen kommen direkt zu den Checklisten, HR zu Ein- und Austritten, die IT zu den geführten Touren.

Drei neue Anleitungen: Interviews, Karriereseite, Bewerber-KommunikationNeu

Die Anleitung wächst um drei ausführliche Kapitel für den Recruiting-Alltag: wie der Interview-Planer Termine und Terminvorschläge behandelt, wie die Karriereseite von Logo bis Google for Jobs eingerichtet wird, und wie Vorlagen, Absender und das Status-Portal bei der Kommunikation mit Bewerbenden zusammenspielen — Feld für Feld erklärt, mit echten Screenshots.

Sie bestimmen, was in Ihrer Inbox landet — und was per E-Mail kommtNeu

Worüber Sie informiert werden, bestimmen Sie pro Person — getrennt für Inbox und E-Mail.

• Einstellungen, Absagen, Transfers, Interview-Termine und Versandbestätigungen lassen sich einzeln abschalten.
• Der Bewerbungseingang kennt drei Stufen: sofort ein Eintrag pro Bewerbung, täglich gesammelt um 09:00 Uhr oder aus.
• Worauf Sie reagieren müssen, bleibt immer sichtbar: Erwähnungen, Terminvorschläge von Kandidatinnen und Kandidaten sowie Zustellfehler.
• Zu finden über das Zahnrad in der Inbox oder unter Einstellungen → Kommunikation.

Vorschau beim Erfassen einer StelleNeu

Der Knopf «Vorschau» im Stellenformular zeigt vor dem Veröffentlichen, was draussen ankommt.

• Zwei Ansichten: die Stelle auf Ihrer Karriereseite und der Text, den die Jobbörsen erhalten.
• Was das System selbst ergänzt — Kontaktangaben und Bewerbungslink — ist sichtbar; Sie müssen es nicht in die Beschreibung schreiben.
• Ist der Text für jobs.ch zu kurz, sagt es die Vorschau, bevor das Inserat draussen ist.
• Funktioniert auch bei einer noch nicht gespeicherten Stelle.

Vollständige Kontaktangaben in den Jobbörsen

Inserate auf jobs.ch, den CH-Media-Portalen und Job-Room nennen Ihre Ansprechperson jetzt mit Funktion — und, falls hinterlegt, mit einem Zusatz wie «Mitglied der Geschäftsleitung». Angegeben werden alle vorhandenen Wege, Telefon und E-Mail. Sind einer Stelle mehrere Kontaktpersonen zugewiesen, erscheinen alle statt nur der ersten. Duzt Ihre Karriereseite, duzt auch dieser Hinweis; bei fremdsprachigen Ausschreibungen erscheint er in der Sprache des Inserats.

Keine Bewerbung bleibt mehr unbemerkt liegen

Sie legen fest, nach wie vielen Tagen eine unbearbeitete Bewerbung auffallen soll — drei, fünf, sieben oder vierzehn. Steht danach etwas immer noch auf «Neu», erhält die für die Stelle zuständige Person morgens eine Mail mit allen betroffenen Bewerbungen auf einen Blick, nicht eine Mail pro Bewerbung. Jede Bewerbung wird einmal gemeldet, danach ist Ruhe. Einzustellen unter Einstellungen, Bewerbungsprozess.

Übersichtlichere Einstellungen

Die Einstellungen sind neu in drei Bereiche gegliedert: Bewerbungsprozess, Kommunikation und Job-Portale. Statt einer langen Liste sehen Sie nur, was zum Thema gehört — und am Reiter «Job-Portale» auf einen Blick, wie viele Ihrer Kanäle aktiv sind. Auch Ihre persönlichen Benachrichtigungen stellen Sie jetzt dort ein: ob neue Bewerbungen in der Inbox erscheinen, sofort eine Mail auslösen oder in einer Tageszusammenfassung um neun Uhr kommen.

Mehrere Termine vorschlagen — Kandidat:innen wählen selbst

Statt einen Termin festzulegen und auf Antwort zu warten, schlagen Sie zwei bis fünf Zeitfenster vor — die Kandidatin wählt im Bewerbungsportal per Klick.

• Mit der Wahl steht der Termin, alle Beteiligten erhalten ihren Kalendereintrag.
• Format und Ort lassen sich je Vorschlag unterscheiden — etwa Video am Morgen, vor Ort am Nachmittag.
• Passt keiner der Termine, meldet die Person das mit einem Klick; nach zwei Tagen ohne Reaktion erinnert das System einmal automatisch.
• Abgelaufene Angebote sehen Sie in der Bewerber-Akte, wo Sie sie auch zurückziehen können.
• Ob zugewiesene Interviewer eine Kalender-Einladung erhalten, stellen Sie in den Einstellungen ein — praktisch für Teams, die ihre Termine über Outlook koordinieren.

Kontaktpersonen für Stellen aus der Benutzerverwaltung

Ansprechpersonen für Stellen pflegen Sie direkt bei Ihren Benutzern — einmal, nicht an mehreren Orten.

• Foto, Anrede und Funktion hinterlegen, «Als Kontaktperson anzeigen» aktivieren, im Stellenformular auswählen.
• Die Person erscheint mit Foto auf der Karriereseite und der Bewerbungsseite, in Ihrer gewählten Reihenfolge.
• Die Benutzerverwaltung zeigt jede Person mit Foto und Funktion auf einen Blick.

Nachrichten im eigenen Namen versenden

Neue Platzhalter setzen automatisch Name, Stellenbezeichnung, E-Mail und Telefonnummer der Person ein, die eine Nachricht oder Absage versendet — so unterschreibt die Bereichsleitung mit ihrem eigenen Namen statt mit der zentralen Signatur. Auch der «Rückfragen?»-Kontakt in der Mail zeigt die sendende Person und lässt sich pro Vorlage ausblenden. Optional: Antworten der Kandidatinnen und Kandidaten landen direkt beim Absender. Stellenbezeichnung und Telefonnummer pflegen Sie in der Benutzerverwaltung.

Bewerbungen per E-Mail erfassen

Jede Stelle hat neu eine eigene, interne Bewerbungs-Mailadresse (im Stellenformular unter „Stelle teilen"). Eingehende Bewerbungen einfach dorthin weiterleiten: Die Kandidatur wird automatisch angelegt und die Lebenslauf-Daten werden übernommen — Sie prüfen die Personalien und senden die Empfangsbestätigung mit einem Klick.

Du oder Sie — Ihre Karriereseite entscheidet

Anrede-Ton in den Einstellungen wählbar: Karriereseite, Bewerbungsformular und die automatischen Nachrichten an Bewerbende folgen Ihrem Stil — inklusive passender Grussformel und Anrede. Eigene E-Mail-Vorlagen passen Sie danach einmalig an.

Karriereseiten-Cockpit

Im Bereich „Karriereseite" verwalten Sie Branding, Benefits, Foto-Galerie, Video und Kampagnen-Links an einem Ort — mit cookieloser Statistik, welche Kanäle die meisten Bewerbungen bringen.

Interview-Planung komplett

Interviewer auswählen (mit Kalender-Einladung), Bestätigungslink für Bewerbende, automatische Erinnerungen und strukturierte Bewertungen im Team — der ganze Gesprächsprozess in einem Fluss.

Zeitversetzt senden & E-Mail-Import

Nachrichten zum Wunschzeitpunkt versenden und bestehende Outlook-Mails (.msg/.eml) in den Bewerberverlauf importieren — die ganze Kommunikation an einem Ort.

Status-Portal für Bewerbende

Bewerbende sehen ihren Bewerbungsstand, reichen fehlende Dokumente bequem nach und bestätigen Interview-Termine — ohne Konto und ohne Passwort. Neue Dokumente melden sich automatisch in Ihrer Inbox.

Regionale Jobportale anbinden

Stellen zusätzlich auf ostjob.ch und weiteren regionalen Portalen ausschreiben — direkt aus dem Stellenformular, zusätzlich zu jobs.ch und Job-Room (RAV).

E-Mail-Signatur & originalgetreue Vorschau

Hinterlegen Sie Ihre Signatur einmal in den Einstellungen — sie erscheint automatisch unter jeder Nachricht an Bewerbende. Die Vorschau zeigt die E-Mail exakt so, wie sie beim Empfänger ankommt.

Handlungsbedarf auf einen Blick

Das Dashboard zeigt, wo Sie gerade gefragt sind — neue Bewerbungen, anstehende Interviews und offene Rückmeldungen. So sehen Sie sofort, was als Nächstes dran ist.

IT-Geräteverwaltung

Notebooks, Telefone und Zubehör pro Mitarbeitenden erfassen und zuweisen — beim Austritt wird die Rückgabe automatisch Teil der Checkliste. So funktioniert's.

Talent-PoolBeta

Vielversprechende Bewerbende für später vormerken — mit DSG-konformer Einwilligung und automatischen Vorschlägen, sobald eine passende Stelle aufgeht.

Skill-Match

Lebensläufe automatisch mit den Anforderungen der Stelle abgleichen — Muss- und Kann-Kriterien mit Lücken-Übersicht. Regelbasiert auf Schweizer Servern, ohne KI-Cloud: Die Daten bleiben bei Ihnen.

Jobalarm & Initiativbewerbung

Besucher Ihrer Karriereseite bleiben dran: Jobalarm mit Double-Opt-in abonnieren oder sich initiativ bewerben — auch wenn gerade keine passende Stelle offen ist. Beides pro Karriereseite aktivierbar.

Google for Jobs

Ihre offenen Stellen erscheinen automatisch in der Google-Jobsuche — ohne Zusatzkosten und ohne Extra-Aufwand.

Zustell-Überwachung für E-Mails

Kommt eine E-Mail an Bewerbende oder Mitarbeitende nicht an, werden Sie sofort benachrichtigt — nichts bleibt unbeantwortet, ohne dass Sie es merken.

Benachrichtigungen nach Mass

In den Benachrichtigungs-Einstellungen stellt jede Person selbst ein, worüber sie informiert werden möchte — im System und optional per E-Mail. Dazu eine tägliche Zusammenfassung, damit keine Bewerbung liegen bleibt.

Mehrere Standorte

Mitarbeitende, Verantwortliche und Ein- und Austritte pro Standort organisieren — ideal für Filialen und verteilte Teams.

Kostenlose HR-Tools ausgebaut

Stelleninserat-Generator mit Rechts-Check, Mutterschafts- & Vaterschaftsurlaub-Rechner und mehr — frei nutzbar für alle unter hr-onboarding.ch/tools.