IT-Geräteverwaltung für Mitarbeitende: ausgeben, zuordnen, zurücknehmen
Notebook, Telefon und Badge sind der Person zugeordnet, mit Seriennummer und Verlauf. Beim Austritt steht die Rückgabe im Fall, und die IT sieht, was sie für ihre Arbeit braucht, nicht Lohn und Konto.
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774.
Geräte gehören zur Person
Geräte je Person
Die Zuordnung steht in der Personalakte, nicht in einer separaten Excel-Liste.
Verlauf je Gerät
Wer hatte das Notebook wann, und in welchem Zustand kam es zurück? Der Verlauf sagt es.
Rückgabe im Austritt
Beim Austritt stehen die Geräte der Person im Fall zur Rücknahme bereit.
IT ohne Lohndaten
Die IT arbeitet mit Geräten und Aufgaben, nicht mit Lohn, Konto und Bewilligung.
Ein Gerät, seine Geschichte
Jedes Gerät zeigt, bei wem es gerade ist, wem es vorher gehörte und wann es zurückkam, mit einer Notiz zum Zustand.
Bei einem Defekt oder einem Verlust ist der Verlauf zur Hand.
Übergabe mit Unterschrift
Zu jeder Zuweisung gibt es ein Übergabe-Protokoll als PDF, mit Seriennummer, Datum und Verpflichtungserklärung.
Den Text der Erklärung passen Sie für Ihre Firma an. Bei der Rückgabe entsteht das Gegenstück.
In der Akte der Person
HR sieht im Reiter «Geräte», was die Person hat, und weist neue Geräte gleich dort zu.
Neue Mitarbeitende bekommen ihr Notebook, bevor sie am ersten Tag danach fragen.
Die Aufgaben der IT, mit Frist
Hardware bereitstellen für den Eintritt, Zugänge deaktivieren beim Austritt: Die IT sieht ihre Aufgaben aus allen Fällen auf einer Liste.
Überfälliges ist markiert.
Im Alltag
Was die IT und HR rund um Geräte brauchen.
Inventar vollständig
Hersteller, Modell, Seriennummer, Kaufdatum und Garantie je Gerät.
Eigene Kategorien
Notebook, Telefon, Badge, Schlüssel: Die Kategorien legen Sie für Ihren Betrieb fest.
Status auf einen Blick
Im Lager, zugewiesen, in Reparatur, verloren oder ausgemustert.
Suchen und filtern
Nach Name, Seriennummer oder Hersteller suchen, nach Status und Kategorie filtern.
Zuweisen aus der Checkliste
Beim Eintritt weisen Sie Geräte direkt aus der Checkliste zu.
Rückgabeprotokoll
Kommt ein Gerät zurück, halten Sie Datum und Zustand fest. Das Protokoll dazu gibt es als PDF.
Bestehende Mitarbeitende
Auch wer schon angestellt ist, bekommt seine Geräte zugewiesen, ohne Eintritt.
«Welches Notebook hat eigentlich wer?»
Die Antwort steht bei der Person, mit Seriennummer und seit wann.
Was uns unterscheidet
- Teil des Austritts
- Die Geräte stehen im Austritt zur Rücknahme bereit, niemand muss daran denken. Hilfe: Geräte zurücknehmen
- Daten in der Schweiz
- Die Anwendung liegt in einem Rechenzentrum in Genf, Datenbanken verschlüsselt. Sicherheitsseite
- Vertrag inklusive
- Den Auftragsbearbeitungsvertrag schliessen Sie bei der Registrierung digital ab. Vertrag vorab lesen
Passt dazu
- Offboarding & AustrittAustritte vollständig — von Geräten bis Zeugnis
- ChecklistenJede Aufgabe beim richtigen Menschen, rechtzeitig
- Personalakte & GesprächeDokumente je Person, Gespräche in der Probezeit geplant
Häufige Fragen
Welche Geräte kann ich erfassen?
Alles, was Mitarbeitende von Ihnen bekommen: Notebooks, Telefone, Monitore, Zubehör, Badges und Schlüssel. Die Kategorien legen Sie selbst fest.
Was passiert beim Austritt?
Die Geräte der Person stehen im Austritt unter «Geräte» zur Rücknahme bereit. Jede Rückgabe wird mit Datum und Zustand festgehalten.
Gibt es ein Übergabe-Protokoll?
Ja. Zu jeder Zuweisung und jeder Rückgabe erstellen Sie ein Protokoll als PDF, mit Unterschriftenfeld und im Briefkopf Ihrer Firma.
Sieht die IT Lohndaten?
Nein. Die IT sieht Geräte und ihre Aufgaben, aber keine Lohn-, Konto- oder Bewilligungsdaten.
Was kostet das Onboarding-Modul?
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774. Bis 31. Dezember 2026 ein Jahr gratis testen, ohne Kreditkarte.
Sicherheit, die Sie prüfen können
Was hier steht, finden Sie ausführlich auf unserer Sicherheitsseite, und das Verbindliche davon im Auftragsbearbeitungsvertrag.
- Schweizer Rechenzentrum
Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen in einem Rechenzentrum in Genf (Infomaniak Network SA). Die tägliche Sicherung geht in ein zweites Schweizer Rechenzentrum.
- Verschlüsselt im Ruhezustand
Datenbanken und sämtliche Dokumente mit Personendaten sind auf dem Datenträger verschlüsselt. Ausgenommen sind Bilder, die zur Anzeige bestimmt sind: Firmenlogos und Profilfotos.
- Zwei-Faktor-Anmeldung
Steht jedem Konto offen und lässt sich von Ihrer Administration für die ganze Organisation verbindlich schalten. Danach kommt kein Konto mehr ohne zweiten Faktor an Daten.
- Auftragsbearbeitungsvertrag
Wird bei der Registrierung digital geschlossen und ist danach als PDF abrufbar. Den Wortlaut lesen Sie vorab unter hr-onboarding.ch/avv.
- Öffentliche Statusseite
Die Verfügbarkeit beider Anwendungen wird von aussen gemessen und unter status.hr-onboarding.ch veröffentlicht, unabhängig von unserer Infrastruktur.
- Rollen statt Vollzugriff
Jede Rolle sieht nur, was ihre Aufgabe verlangt. Lohn- und Personaliendaten sind eigens abgeschirmt und erscheinen nicht in Listen, die für die Zusammenarbeit gedacht sind.
Fragen zu Ihrem Ablauf beantworte ich selbst, per Mail.
Enis ErenGründer von HR Onboarding.chenis.eren@hr-onboarding.ch
Die Geräte Ihres Teams zuordnen
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774. Bis 31. Dezember 2026 ein Jahr gratis testen, ohne Kreditkarte.