Digitales Personaldossier mit Gesprächen in der Probezeit
Vertrag, Bewilligungen, Zeugnisse und Gesprächsprotokolle liegen in der Akte der Person. Wer berechtigt ist, findet sie dort. Alle anderen sehen sie nicht.
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774.
Eine Akte statt drei Ablagen
Alles an einem Ort
Vorbereitete Ordner nach der Gliederung eines Schweizer Personaldossiers. Eigene legen Sie dazu.
Verschlüsselt in der Schweiz
Dokumente liegen verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Genf. Jede Datei geht vorher durch den Virenscan.
Führung sieht, was freigegeben ist
Standardmässig sieht nur HR die Dokumente. Einzelne Ordner geben Sie für Fach- oder Bereichsleitung frei.
Probezeitgespräche geplant
Sobald ein Eintritt freigegeben ist, stehen die Gespräche zu den Zeitpunkten bereit, die Sie festlegen. Das Protokoll liegt danach als PDF in der Akte.
Probezeit im Blick
Die Übersicht zeigt, wessen Probezeit wann endet, wie viele Tage bleiben und welches Gespräch als Nächstes ansteht.
So endet keine Probezeit unbemerkt.
Das Gespräch nach Vorlage
Rückblick, Stärken, Entwicklungsfelder, Vereinbarungen: Die Führung schreibt das Protokoll im selben Dialog, die Leitfragen stehen dabei.
Hat die Person vorher ihre Selbsteinschätzung abgegeben, steht sie gleich daneben.
Das Protokoll liegt in der Akte
Nach dem Speichern liegt das Protokoll als PDF im Briefkopf Ihrer Firma im Ordner «Gespräche».
Es ist auffindbar, wenn es darauf ankommt, etwa beim Entscheid am Ende der Probezeit.
Geführt, geplant, zuständig
In der Akte sehen Sie je Gespräch, ob es geführt ist, wann das nächste fällig wird und wer es führt.
Ein neuer Termin oder ein Gespräch, das entfällt, ist mit einer Notiz festgehalten.
Im Alltag
Was HR und Führung mit der Akte jeden Tag tun.
Ordner freigeben
Einen Ordner geben Sie für Fach- oder Bereichsleitung frei, zum Lesen oder auch zum Hochladen.
Ansehen ohne Download
PDF und Bilder öffnen sich direkt im Browser.
Wer hat was geöffnet?
Wer ein Dokument hochgeladen, angesehen, heruntergeladen oder gelöscht hat, steht zwölf Monate lang im Protokoll der Person.
Erinnerung vor dem Gespräch
Sieben Tage vor jedem geplanten Gespräch kommt eine Meldung an die zuständige Führung, in der Inbox und per Mail.
Selbsteinschätzung per Link
Wo die Gesprächsart es vorsieht, beantwortet die Person vier Fragen, ohne Konto.
Ergebnis und Empfehlung
Standort- und Zwischengespräch tragen ein Ergebnis. «Kritisch» meldet sich bei HR. Beim Probezeitgespräch empfiehlt die Führung, HR entscheidet.
Eigene Gesprächsarten
Weitere Arten legen Sie selbst an, etwa ein Rückkehrgespräch nach längerer Abwesenheit.
Zeugnisse landen von selbst
Ein abgelegtes Arbeitszeugnis liegt ohne weiteren Schritt im Ordner «Arbeitszeugnisse».
Anstehende Gespräche als Excel
Die Liste der nächsten Gespräche exportieren Sie für die Planung mit der Linie.
Art. 335b OR
Die Probezeit ist kurz, meist ein bis drei Monate. Das Gespräch davor ist geplant, sein Protokoll liegt in der Akte.
Was uns unterscheidet
- Ordner wie im Schweizer Personaldossier
- Die Gliederung kennen Sie, eigene Unterlagen legen Sie dazu. Hilfe: Personalakte
- Daten in der Schweiz
- Dokumente mit Personendaten sind auf dem Datenträger verschlüsselt. Sicherheitsseite
- Vertrag inklusive
- Den Auftragsbearbeitungsvertrag schliessen Sie bei der Registrierung digital ab. Vertrag vorab lesen
Passt dazu
- ArbeitszeugnisZeugnisse aus erfassten Daten, in Schweizer Zeugnissprache
- Self-Service & ÄnderungsanträgeNeue Mitarbeitende erfassen ihre Personalien selbst
- HR-Rechner in der AppFristen rechnen, wo die Personaldaten schon sind
Häufige Fragen
Welche Ordner gibt es?
Die Akte ist nach der Gliederung eines Schweizer Personaldossiers vorbereitet, etwa Vertrag & Vereinbarungen, Ausweise & Bewilligungen, Sozialversicherungen, Lohn und Arbeitszeugnisse. Ordner lassen sich umbenennen und ergänzen.
Wer sieht die Dokumente?
Standardmässig nur HR. Führungskräfte sehen die Ordner, die Sie für Fach- oder Bereichsleitung freigeben.
Wie laufen die Probezeitgespräche?
Standardmässig sind drei Gespräche geplant: nach 30 und nach 60 Tagen und zwei Wochen vor dem Ende der Probezeit. Welche Gespräche wann stattfinden, legen Sie selbst fest: nach dem Eintritt, vor oder nach dem Probezeitende. Die Führung wird vorher erinnert, das Protokoll liegt danach als PDF in der Akte.
Welche Dateien kann ich ablegen?
PDF, JPG, PNG und Word-Dokumente bis 10 MB. Jede Datei wird auf Viren geprüft und verschlüsselt abgelegt.
Was kostet das Onboarding-Modul?
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774. Bis 31. Dezember 2026 ein Jahr gratis testen, ohne Kreditkarte.
Sicherheit, die Sie prüfen können
Was hier steht, finden Sie ausführlich auf unserer Sicherheitsseite, und das Verbindliche davon im Auftragsbearbeitungsvertrag.
- Schweizer Rechenzentrum
Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen in einem Rechenzentrum in Genf (Infomaniak Network SA). Die tägliche Sicherung geht in ein zweites Schweizer Rechenzentrum.
- Verschlüsselt im Ruhezustand
Datenbanken und sämtliche Dokumente mit Personendaten sind auf dem Datenträger verschlüsselt. Ausgenommen sind Bilder, die zur Anzeige bestimmt sind: Firmenlogos und Profilfotos.
- Zwei-Faktor-Anmeldung
Steht jedem Konto offen und lässt sich von Ihrer Administration für die ganze Organisation verbindlich schalten. Danach kommt kein Konto mehr ohne zweiten Faktor an Daten.
- Auftragsbearbeitungsvertrag
Wird bei der Registrierung digital geschlossen und ist danach als PDF abrufbar. Den Wortlaut lesen Sie vorab unter hr-onboarding.ch/avv.
- Öffentliche Statusseite
Die Verfügbarkeit beider Anwendungen wird von aussen gemessen und unter status.hr-onboarding.ch veröffentlicht, unabhängig von unserer Infrastruktur.
- Rollen statt Vollzugriff
Jede Rolle sieht nur, was ihre Aufgabe verlangt. Lohn- und Personaliendaten sind eigens abgeschirmt und erscheinen nicht in Listen, die für die Zusammenarbeit gedacht sind.
Fragen zu Ihrem Ablauf beantworte ich selbst, per Mail.
Enis ErenGründer von HR Onboarding.chenis.eren@hr-onboarding.ch
Die erste Personalakte digital anlegen
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774. Bis 31. Dezember 2026 ein Jahr gratis testen, ohne Kreditkarte.