Personalien im Self-Service — und Änderungen mit Antrag
Die neue Person füllt ihr Personalienblatt am eigenen Handy aus, bevor sie anfängt. Sie sehen, was noch fehlt. Zieht sie später um, meldet sie die neue Adresse selbst, und Sie bestätigen mit Blick auf alt und neu.
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774.
Kein Papierbogen, kein Abtippen
Link statt Papier
Die Person bekommt einen persönlichen Link per Mail. Sie braucht kein Konto und kein Passwort.
Daten am richtigen Ort
Was sie eingibt, steht direkt in den Personalien des Eintritts. Niemand tippt es ab.
Änderungen mit Antrag
Neue Adresse, neuer Zivilstand, neues Konto: Die Änderung kommt als Antrag, HR bestätigt.
Sensible Angaben geschützt
Lohn, Konto und Bewilligung sieht nur, wer für die Person zuständig ist.
Was noch fehlt, kommt später
Nicht jede neue Person hat am ersten Abend ihre AHV-Nummer zur Hand. Sie hakt «wird noch beantragt» an und schickt den Rest ab.
Ein Konto, das es noch nicht gibt, bleibt leer. Die Pflichtfelder sind markiert, ein Balken zeigt, wie weit sie ist.
Sie sehen, wie weit es ist
In der Checkliste steht, bis wann der Link gilt, an welche Adresse er ging und welche Angaben noch fehlen.
Hat die Person abgeschickt, steht dort, wann. Was sie nachreicht, ist markiert.
Jede Änderung mit alt und neu
Meldet jemand eine neue Adresse, landet sie im Eingang «Änderungsanträge». Jedes Feld steht mit seinem alten und dem neuen Wert da.
Sie genehmigen alles in einem Schritt oder entscheiden Feld für Feld. Danach sind die Personalien aktuell.
Der Umzug kommt ohne Telefonat
Für Mitarbeitende, die schon angestellt sind, schicken Sie einen Link zum Aktualisieren. Die Person bestätigt sich mit Namen und Geburtsdatum und trägt ein, was sich geändert hat.
Unveränderte Felder bleiben unberührt. Nichts gilt, bevor HR es bestätigt hat.
Im Alltag
Was rund um Personalien und Änderungen jeden Tag vorkommt.
Link erneut senden
Ist die Mail untergegangen, schicken Sie den Link aus der Checkliste noch einmal.
An die richtige Adresse
Sie bestimmen, wohin der Link geht, meist an die private Adresse der neuen Person.
Bewilligung gleich dabei
Die Person wählt ihren Aufenthaltsstatus selbst, von der Schweizer Staatsangehörigkeit bis zur Grenzgängerbewilligung.
Familienzulagen
Anspruch und Anzahl Kinder gibt die Person an. Die Checkliste nimmt die passende Aufgabe dazu.
Auch die Führung meldet
Fach- und Bereichsleitungen stellen Änderungsanträge für ihr Team. Sie landen im selben Eingang.
Ablehnen mit Begründung
Lehnen Sie einen Antrag ab, sieht die antragstellende Person Ihre Begründung.
Nachvollziehbar in der Akte
Anträge und Änderungen stehen in der Historie der Person.
Kein Konto nötig
Weder für das Personalienblatt noch für eine spätere Änderung braucht die Person ein Login.
«Können Sie mir das Personalienblatt noch einmal schicken?»
Der Link kommt per Mail und lässt sich aus der Checkliste neu senden.
Was uns unterscheidet
- Ohne Konto für die neue Person
- Der Link genügt. Es gibt kein Passwort, das vergessen werden kann. Hilfe: Self-Service-Link
- Daten in der Schweiz
- Personalien liegen verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Genf. Sicherheitsseite
- Vertrag inklusive
- Den Auftragsbearbeitungsvertrag schliessen Sie bei der Registrierung digital ab. Vertrag vorab lesen
Passt dazu
- ChecklistenJede Aufgabe beim richtigen Menschen, rechtzeitig
- Personalakte & GesprächeDokumente je Person, Gespräche in der Probezeit geplant
- Freigabe im Vier-Augen-PrinzipKein Eintritt startet ohne Freigabe durch HR
Häufige Fragen
Braucht die neue Person ein Konto?
Nein. Sie bekommt einen persönlichen Link per Mail und füllt das Blatt ohne Anmeldung aus, auch auf dem Handy.
Was, wenn die AHV-Nummer noch fehlt?
Die Person markiert sie als «wird noch beantragt» und schickt den Rest ab. In der Checkliste sehen Sie, dass die Nummer nachgereicht wird.
Wie ändern Mitarbeitende später ihre Adresse?
Sie schicken ihnen einen Link zum Aktualisieren. Die Änderung kommt als Antrag mit altem und neuem Wert, und HR bestätigt sie.
Wer sieht Lohn und Kontoangaben?
Nur, wer für die Person zuständig ist: HR und die zuständige Bereichs- oder Fachleitung.
Was kostet das Onboarding-Modul?
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774. Bis 31. Dezember 2026 ein Jahr gratis testen, ohne Kreditkarte.
Sicherheit, die Sie prüfen können
Was hier steht, finden Sie ausführlich auf unserer Sicherheitsseite, und das Verbindliche davon im Auftragsbearbeitungsvertrag.
- Schweizer Rechenzentrum
Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen in einem Rechenzentrum in Genf (Infomaniak Network SA). Die tägliche Sicherung geht in ein zweites Schweizer Rechenzentrum.
- Verschlüsselt im Ruhezustand
Datenbanken und sämtliche Dokumente mit Personendaten sind auf dem Datenträger verschlüsselt. Ausgenommen sind Bilder, die zur Anzeige bestimmt sind: Firmenlogos und Profilfotos.
- Zwei-Faktor-Anmeldung
Steht jedem Konto offen und lässt sich von Ihrer Administration für die ganze Organisation verbindlich schalten. Danach kommt kein Konto mehr ohne zweiten Faktor an Daten.
- Auftragsbearbeitungsvertrag
Wird bei der Registrierung digital geschlossen und ist danach als PDF abrufbar. Den Wortlaut lesen Sie vorab unter hr-onboarding.ch/avv.
- Öffentliche Statusseite
Die Verfügbarkeit beider Anwendungen wird von aussen gemessen und unter status.hr-onboarding.ch veröffentlicht, unabhängig von unserer Infrastruktur.
- Rollen statt Vollzugriff
Jede Rolle sieht nur, was ihre Aufgabe verlangt. Lohn- und Personaliendaten sind eigens abgeschirmt und erscheinen nicht in Listen, die für die Zusammenarbeit gedacht sind.
Fragen zu Ihrem Ablauf beantworte ich selbst, per Mail.
Enis ErenGründer von HR Onboarding.chenis.eren@hr-onboarding.ch
Das nächste Personalienblatt digital einholen
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774. Bis 31. Dezember 2026 ein Jahr gratis testen, ohne Kreditkarte.