Digitale Onboarding-Checkliste für Eintritt und Austritt
Ab der Freigabe steht fest, wer was bis wann erledigt. HR, Linie und IT sehen ihre eigenen Aufgaben — und Sie sehen, was noch offen ist.
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774.
Weniger Nachfragen, weniger Vergessenes
Jede Aufgabe hat eine zuständige Person
HR, Bereichsleitung, Fachleitung und IT sehen, was bei ihnen liegt — mit Frist.
Nur, was für diese Person gilt
Eine Lehre bekommt andere Aufgaben als eine Anstellung im Monatslohn, die Produktion andere als das Büro.
Nicht bei null anfangen
Die Standardvorlage deckt alle Phasen ab, vom Vertrag bis zum Ende der Einarbeitung.
Überfälliges fällt auf
Überfällige Aufgaben sind markiert und nach Dringlichkeit ganz oben. Niemand durchsucht eine Liste.
Die Checkliste passt sich der Person an
Bausteine ergänzen die Vorlage für einen Bereich, einen Fachbereich oder eine Funktion. Wer in der Produktion anfängt, bekommt zum Beispiel die Schutzausrüstung und die Maschineneinweisung dazu.
Quellensteuer, Familienzulagen oder der Jugendarbeitsschutz für Lernende unter 18 erscheinen nur, wenn sie für die Person gelten. Fehlt eine Angabe, kommt die Aufgabe trotzdem — mit dem Hinweis, was noch fehlt.
Ändern sich die Personalien später, schlägt die Checkliste vor, was dazukommt oder wegfällt.
Die Vorlage bauen Sie wie eine Liste
Jede Aufgabe mit Rolle, Frist und Kategorie in einer Zeile. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie die Aufgabe an ihren Platz ziehen.
Bausteine für einen Bereich oder eine Funktion liegen gleich daneben. Beim Eröffnen schlägt die Checkliste die passenden vor.
Mit «So sieht es aus» prüfen Sie vorab, wie die Checkliste für eine Person aussieht.
Nicht bei null anfangen
Die Standardvorlage bringt Aufgaben für alle Phasen mit, vom Vertrag über den ersten Arbeitstag bis zum Ende der Einarbeitung. Jede hat eine Rolle, eine Frist und einen kurzen Text, was zu tun ist.
Wo das Gesetz etwas verlangt, steht die Quelle dabei, etwa beim BVG oder bei der Quellensteuer. Sie passen an, was bei Ihnen anders läuft.
Zuständige erfahren es per Mail
Wer Aufgaben zugewiesen bekommt, erhält eine Mail mit der Liste und den Fristen.
Niemand muss nachfragen, ob die Aufgabe angekommen ist.
Auch unterwegs
Die Checkliste passt auf das Handy. Stand, überfällige Aufgaben und der nächste Schritt stehen oben.
Die Fachleitung hakt die Sicherheitseinweisung ab, wo sie gerade ist.
Im Alltag
Was HR, Linie und IT jeden Tag brauchen, wenn ein Eintritt läuft.
Zuweisen, mit Mail
Aufgaben einzeln oder mehrere auf einmal an eine Person geben. Sie erhält eine Mail mit der Liste und den Fristen.
Mehrere auf einmal erledigen
Aufgaben auswählen und gemeinsam abhaken, zuweisen oder datieren.
«Entfällt» mit Begründung
Was bei dieser Person nicht nötig ist, lassen Sie mit einem Satz Begründung entfallen. Es zählt dann nirgends mehr als offen.
Aufgabe hinzufügen
Was nur dieser Fall braucht, ergänzen Sie direkt in der Checkliste. Die Vorlage bleibt, wie sie ist.
Keine Frist am Wochenende
Fällt eine Frist auf einen Samstag, einen Sonntag oder den 1. August, rückt sie auf den Werktag davor.
Zehn Minuten zum Zurücknehmen
Falsche Vorlage gewählt? Eine eben eröffnete Checkliste nehmen Sie zurück, solange noch niemand daran gearbeitet hat.
Laufende Fälle mitnehmen
Eine geänderte Vorlage wenden Sie auf laufende Eintritte an. Vorher sehen Sie, was sich ändert; Erledigtes bleibt unberührt.
Eintritt und Austritt
Austritte laufen über dieselbe Arbeitsseite, mit eigener Vorlage bis zur Rückgabe der Geräte und zum Arbeitszeugnis.
«Hat jemand für Montag den Laptop bestellt?»
Mit der Checkliste liegt diese Aufgabe bei der IT, mit Frist vor dem ersten Arbeitstag.
Was uns unterscheidet
- Schweizer Abläufe
- Die Standardliste deckt AHV, Quellensteuer und Familienzulagen ab — dort, wo sie gelten. Hilfe: Checklisten
- Daten in der Schweiz
- Die Anwendung und alle Unterlagen liegen verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Genf. Sicherheitsseite
- Vertrag inklusive
- Den Auftragsbearbeitungsvertrag schliessen Sie bei der Registrierung digital ab. Vertrag vorab lesen
Passt dazu
- Freigabe im Vier-Augen-PrinzipKein Eintritt startet ohne Freigabe durch HR
- Offboarding & AustrittAustritte vollständig — von Geräten bis Zeugnis
- Von der Bewerbung zum EintrittAus der Zusage wird der Eintritt — in einem Schritt
Häufige Fragen
Kann ich die Checkliste an unseren Betrieb anpassen?
Ja. Sie bearbeiten die Vorlage je Anstellungsart, etwa für Monatslohn, Lehre oder Praktikum, und ergänzen Bausteine für Bereiche oder Funktionen. Änderungen gelten für künftige Eintritte; auf laufende wenden Sie sie auf Wunsch an.
Muss ich die Checkliste selbst aufbauen?
Nein. Die Standardvorlage enthält Aufgaben für alle Phasen, jede mit Rolle, Frist und einem kurzen Text, was zu tun ist. Sie passen an, was bei Ihnen anders läuft.
Wer sieht welche Aufgaben?
Jede Aufgabe gehört zu einer Rolle: HR, Bereichsleitung, Fachleitung oder IT. Alle sehen ihre eigenen Aufgaben, HR sieht den ganzen Fall.
Gibt es auch eine Checkliste für den Austritt?
Ja. Austritte laufen über dieselbe Arbeitsseite, mit eigenen Aufgaben bis zur Rückgabe der Geräte und zum Arbeitszeugnis.
Werden die Zuständigen informiert?
Ja. Wer Aufgaben zugewiesen bekommt, erhält eine Mail mit der Liste und den Fristen. Offene Aufgaben stehen auf dem Dashboard.
Was kostet das Onboarding-Modul?
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774. Bis 31. Dezember 2026 ein Jahr gratis testen, ohne Kreditkarte.
Sicherheit, die Sie prüfen können
Was hier steht, finden Sie ausführlich auf unserer Sicherheitsseite, und das Verbindliche davon im Auftragsbearbeitungsvertrag.
- Schweizer Rechenzentrum
Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen in einem Rechenzentrum in Genf (Infomaniak Network SA). Die tägliche Sicherung geht in ein zweites Schweizer Rechenzentrum.
- Verschlüsselt im Ruhezustand
Datenbanken und sämtliche Dokumente mit Personendaten sind auf dem Datenträger verschlüsselt. Ausgenommen sind Bilder, die zur Anzeige bestimmt sind: Firmenlogos und Profilfotos.
- Zwei-Faktor-Anmeldung
Steht jedem Konto offen und lässt sich von Ihrer Administration für die ganze Organisation verbindlich schalten. Danach kommt kein Konto mehr ohne zweiten Faktor an Daten.
- Auftragsbearbeitungsvertrag
Wird bei der Registrierung digital geschlossen und ist danach als PDF abrufbar. Den Wortlaut lesen Sie vorab unter hr-onboarding.ch/avv.
- Öffentliche Statusseite
Die Verfügbarkeit beider Anwendungen wird von aussen gemessen und unter status.hr-onboarding.ch veröffentlicht, unabhängig von unserer Infrastruktur.
- Rollen statt Vollzugriff
Jede Rolle sieht nur, was ihre Aufgabe verlangt. Lohn- und Personaliendaten sind eigens abgeschirmt und erscheinen nicht in Listen, die für die Zusammenarbeit gedacht sind.
Fragen zu Ihrem Ablauf beantworte ich selbst, per Mail.
Enis ErenGründer von HR Onboarding.chenis.eren@hr-onboarding.ch
Den nächsten Eintritt mit Checkliste starten
Onboarding: CHF 1'188 pro Jahr, ohne Einrichtungsgebühr. Mit Recruiting im Bundle CHF 1'774. Bis 31. Dezember 2026 ein Jahr gratis testen, ohne Kreditkarte.