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HR Onboarding · Anleitung

Digitales Onboarding in 7 Schritten einführen

Von der Organisationsstruktur über das 4-Augen-Prinzip bis zum automatischen Dokumenten-Versand. Diese Anleitung zeigt jeden Schritt mit echtem Screenshot aus der Software — Sie können direkt in der Demo mitklicken.

≈ 15 Min. Lesezeit ≈ 30 Min. zur Einrichtung DSG-konform · Schweizer Server
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Organisation konfigurieren

Bereiche, Fachbereiche, Benutzer mit Rollen anlegen

5 Min.

Nach der Registrierung legen Sie zuerst Ihre Organisationsstruktur an. Bereiche und Fachbereiche spiegeln Ihre echte Firma — sie steuern später, wer welche Mitarbeitenden sieht und wer welche Aufgaben zugewiesen bekommt.

hr-onboarding.ch/admin · Struktur
Bereichsstruktur mit Human Resources und Finanzen, je mit Personaladministration, Recruiting, Controlling und Lohnbuchhaltung als Fachbereiche
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Bereich anlegen Fachbereich darunter Bearbeiten oder deaktivieren

Fünf Rollen, klar abgegrenzt

  • Admin verwaltet die ganze Organisation — Benutzer, Eintritte, Personalien, Vorlagen.
  • Bereichsleitung (BL) visiert Eintritte/Austritte im 4-Augen-Prinzip; sieht alle Mitarbeitenden ihres Bereichs.
  • Fachleitung (FL) erfasst Eintritte/Austritte für ihren Fachbereich; sieht nur eigene Mitarbeitende.
  • IT verwaltet Laptops, Handys, Badges organisationsweit — sieht keine Lohn- oder Personalien-Felder.
  • Mitarbeitende füllen Personalien selbst aus und aktualisieren sie über Self-Service-Links.
Tipp: Spiegeln Sie Ihre echte Struktur — Sichtbarkeit ist immer FB-basiert. Sie können später Bereiche umbenennen, aber die Hierarchie lässt sich am Anfang sauberer aufbauen.
Mehrere Filialen oder Standorte? Optional aktivierbar unter Admin → Standorte: Erfassen Sie Ihre Filialen und weisen Sie Mitarbeitende sowie Bereichs-/Fachleitungen einem Standort zu. Filialleitungen sehen dann nur ihren eigenen Standort, die Zentrale alle. Beim Eintritt und Austritt wird der Standort pro Person gewählt. Funktioniert in allen Plänen.
Am Ende dieses Schritts
  • Mindestens 1 Bereich und 1 Fachbereich existieren
  • Erste Benutzer mit den passenden Rollen eingeladen
  • Sie verstehen, wer welche Mitarbeitenden sehen wird
Diesen Schritt in der Demo durchklicken In meinem Dashboard öffnen
02

Checklisten-Vorlagen anlegen

Aufgaben mit Fälligkeit, Kategorie und Verantwortlichkeit definieren

5 Min.

Jeder Eintritt durchläuft eine Checkliste. Das System wird mit Standard-Vorlagen ausgeliefert (Arbeitsvertrag, Ausweis kopieren, Personalienbogen ausfüllen, …) — Sie passen sie an Ihre Prozesse an, statt von Null zu starten.

hr-onboarding.ch/admin-checklists
Checklisten-Editor mit Tasks wie Arbeitsvertrag unterzeichnen, Ausweis kopieren und Personalienbogen ausfüllen — je mit Kategorie, Zuständigem und Fälligkeit
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Eintritt- oder Austritts-Vorlage Anstellungsart wählen Zuständige Rolle pro Task Fälligkeit (Tage vor/nach Eintritt)

Pro Aufgabe können Sie festlegen

  • Wer macht es — FL, BL, HR, IT oder Mitarbeitende selbst (Self-Service)
  • Wann fällig — relative Frist zum Eintrittsdatum (−14 Tage, +30 Tage, …)
  • Kategorie — Verträge, Dokumente, IT, Personalien für strukturierte Sicht
  • Datum/Bemerkung Pflicht? — z.B. "Dokumente eingescannt am" oder Stammdaten-Quelle
Tipp: Pro Anstellungsart (Festanstellung, Lehre, Praktikum …) eine eigene Vorlage. Die Auswahl beim Erfassen passiert dann automatisch.
Am Ende dieses Schritts
  • Mindestens eine Eintritts-Checkliste ist Ihren Prozessen angepasst
  • Zuständigkeiten sind pro Aufgabe geklärt
  • Sie wissen, ob Sie eigene Austritts-Vorlagen brauchen
Vorlagen-Editor in der Demo öffnen Vorlagen-Editor öffnen
03

Mitarbeitende einladen & Self-Service aktivieren

Eintritt erfassen oder Link versenden — Personalien fliessen automatisch zurück

3 Min.

Neue Mitarbeitende erfassen Sie selbst, oder Sie senden ihnen einen Self-Service-Link. Sie tragen Personalien, Wohnsitz, AHV-Nummer, Bankverbindung etc. selbst ein — Sie genehmigen am Ende. Auch Adressänderungen bestehender Mitarbeitender laufen so revisionssicher.

hr-onboarding.ch/new-employee
Neue-Person-Formular mit Abschnitten Persönliches, Wohnsitz, Kontakt, Organisation, Anstellungsart, Lohn & Vertrag — und Speichern/Einreichen-Button links
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Geführter Abschnitts-Flow Pflichtfelder klar markiert AHV "noch nicht vorhanden" möglich Speichern oder zur Visierung einreichen

Drei Erfassungs-Modi

  • HR/Admin erfasst direkt — alle Felder selbst eintragen, ideal wenn Daten schon vorliegen
  • FL erfasst, BL visiert — Fachleitung trägt ein, Bereichsleitung gibt frei (4-Augen)
  • Self-Service — Person erhält Mail mit Link, füllt selbst aus, HR übernimmt in einem Klick
Tipp: Auch bestehende Mitarbeitende können nachträglich per Self-Service Adresse oder Bankverbindung selbst aktualisieren. Sie sehen die Änderungen in der Inbox und genehmigen sie revisionssicher.
Am Ende dieses Schritts
  • Erster Eintritt erfasst — entweder von Ihnen oder via Self-Service
  • Sie wissen, wann welcher Modus passt
  • Probezeit, Kinderzulagen-Status und Lohn sind hinterlegt
Erfassung in der Demo testen Tour "Eintritt erfassen" starten
04

4-Augen-Prinzip aktivieren

Fachleitung erfasst, Bereichsleitung visiert — revisionssicher

2 Min.

Wenn die Fachleitung einen Eintritt erfasst hat, landet er in der Pendenz der Bereichsleitung. Diese sieht alle Personalien, kann den Antrag zurückweisen (mit Begründung) oder freigeben — danach geht der Fall ins HR. Jede Aktion ist mit Zeitstempel im Audit-Trail dokumentiert.

hr-onboarding.ch/bereichsleitung · Visierungen
Bereichsleitungs-Dashboard mit Tabs Übersicht, Meine Aufgaben, Visierungen und einem zur Visierung anstehenden Eintritt von Max Muster
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Tab "Visierungen" sammelt alle Pendenzen "Ansehen" öffnet die Detailansicht zum Visieren

Was die BL kontrolliert

  • Stammdaten plausibel — Name, Geburtsdatum, AHV-Nummer
  • Anstellungsart und Lohn — passt zum Bereich/Budget
  • Eintrittsdatum — realistisch, Probezeit korrekt
  • Optional Begründung — bei Rückweisung Pflichtfeld
Tipp: Mutationen (Lohnänderungen, Funktionswechsel) durchlaufen denselben Workflow — FL beantragt, BL visiert. Sie haben dauerhaft ein Audit-Trail für alle personalrelevanten Änderungen.
Am Ende dieses Schritts
  • Ein Eintritt durchläuft komplett FL → BL → HR
  • Sie sehen den Audit-Trail in der Detailansicht
  • Visieren, ablehnen und nachfragen funktionieren
BL-Sicht in der Demo erleben Tour "Eintritt visieren" starten
05

Dashboard & Reports nutzen

Laufende Eintritte, Probezeiten und Statistiken auf einen Blick

3 Min.

Das HR-Dashboard zeigt alle laufenden Eintritte, Austritte, anstehende Probezeit-Auswertungen und überfällige Tasks. Filter nach Bereich, Status, Zeitraum — Excel-Export für Lohnbuchhaltung und Geschäftsleitung in einem Klick.

hr-onboarding.ch/hr-dashboard
HR-Dashboard mit Tabs Übersicht, Meine Aufgaben, Eintritte, Austritte, Probezeit, Historie, Papierkorb und Checklisten — sowie einer Tabelle mit dem laufenden Eintritt Max Muster
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Tabs für Eintritte, Austritte, Probezeit, Historie KPIs: laufende, überfällige, heute fällige Filter nach Bereich, Status, Zeitraum Detail jeder Person mit Fortschritt

Was Sie hier laufend tun

  • Überfällige Aufgaben sehen und delegieren — niemand fällt durchs Raster
  • Probezeit-Auswertung rechtzeitig anstossen (ab Tag 60 vor Ablauf)
  • Personalakte öffnen für Verlauf aller Eintritte, Austritte, Mutationen
  • Excel-Export für Stichtags-Mutationsmeldung an die Lohnbuchhaltung
Tipp: Aktivieren Sie tägliche/wöchentliche E-Mail-Reminder für überfällige Tasks — die Software pingt von selbst, Sie müssen nicht jeden Tag ins Dashboard schauen.
Am Ende dieses Schritts
  • Sie navigieren souverän in allen Tabs des Dashboards
  • Probezeit-Workflow ist verstanden
  • Ein Excel-Export wurde testweise erstellt
HR-Dashboard in der Demo erleben Tour "Probezeit auswerten" starten
06

Geräte verwalten

Laptops, Handys, Badges — zuweisen, zurücknehmen, dokumentieren

5 Min.

Die IT-Rolle hat ein eigenes Dashboard mit ausschliesslich gerätebezogenen Daten — keine Löhne, keine sensiblen Personalien. Geräte werden mit Seriennummer, Kategorie und Status (im Lager / zugewiesen / defekt) erfasst und können Mitarbeitenden zugewiesen werden.

hr-onboarding.ch/it-dashboard
IT-Dashboard mit IT-Aufgaben und Geräteliste — Headset Sony, MacBook Pro 14 Apple — je mit Seriennummer, Kategorie, Zugewiesen-an und Aktion zuweisen oder zurücknehmen
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IT-Aufgaben aus Onboarding-Checklisten Geräte neu erfassen oder bearbeiten Status Im Lager / Zugewiesen / Defekt

Pro Gerät hinterlegt

  • Identifikation — Seriennummer, Hersteller, Modell
  • Kategorie — Laptop, Handy, Headset, Schlüssel, Badge
  • Zustand — neu, gebraucht, defekt; mit Foto bei Rückgabe
  • Historie — wer hatte das Gerät wann, mit Übergabe/Rückgabe-PDF
Tipp: Bei Austritt erzeugt das System automatisch ein Geräte-Rückgabe-PDF mit allen aktuell zugewiesenen Geräten und Übergabe-Datum für die Unterschrift.
Am Ende dieses Schritts
  • Mindestens ein Gerät erfasst und zugewiesen
  • Übergabe-PDF testweise erstellt
  • Sie verstehen den Lifecycle Lager → zugewiesen → zurück
IT-Dashboard in der Demo öffnen Tour "Gerät zuweisen" starten
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Dokumente generieren & versenden

Verträge, Zeugnisse, Bestätigungen aus Templates mit Auto-Platzhaltern

5 Min.

Statt Word-Vorlagen lokal zu pflegen, hinterlegen Sie Templates für Arbeitsvertrag, Arbeitsbestätigung, Zeugnis und Kündigung — mit Platzhaltern wie {{Vorname}}, {{Lohn}}, {{Eintrittsdatum}}. Aus den Personalien wird per Klick ein versandfertiges PDF.

hr-onboarding.ch/templates · Arbeitsvertrag
Template-Editor für Arbeitsvertrag mit Rich-Text-Toolbar, Platzhalter-Dropdown, Bedingung-Button — und Text mit Platzhaltern wie vorname, nachname, geburtsdatum, eintrittsdatum, position, bereich, anstellungsart
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Platzhalter-Dropdown — alle Personalien-Felder verfügbar Bedingung — Conditional Block einfügen Platzhalter im Text — zur Laufzeit ersetzt PDF generieren aus aktuellen Personalien

Mit Platzhaltern arbeiten

  • Personalien-Felder — automatisch aus dem Eintritt befüllt
  • Bedingte Blöcke — z.B. "Falls Kinderzulagen, Block einblenden"
  • Mehrsprachig — Deutsch/Französisch/Italienisch je Vorlage
  • Versionierung — alte Versionen bleiben für bereits versandte Dokumente erhalten
Tipp: Templates sind versionssicher — wenn Sie eine Vorlage später ändern, bleibt das früher generierte PDF unverändert. Bei Audits ist nachvollziehbar, welche Version verwendet wurde.
Am Ende dieses Schritts
  • Mindestens 1 Template (Arbeitsvertrag) angepasst
  • Ein PDF für Ihren Test-Eintritt generiert und geprüft
  • Sie wissen, welche Platzhalter zur Verfügung stehen
Templates in der Demo öffnen Tour "Dokumente generieren" starten

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