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Organisation konfigurieren
Bereiche, Fachbereiche, Benutzer mit Rollen anlegen
Nach der Registrierung legen Sie zuerst Ihre Organisationsstruktur an. Bereiche und Fachbereiche spiegeln Ihre echte Firma — sie steuern später, wer welche Mitarbeitenden sieht und wer welche Aufgaben zugewiesen bekommt.
hr-onboarding.ch/admin · Struktur
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Bereich anlegen
Fachbereich darunter
Bearbeiten oder deaktivieren
Fünf Rollen, klar abgegrenzt
- Admin richtet die Organisation ein — Benutzer, Bereichsstruktur, Branding, Benachrichtigungen. Nur diese Rolle kommt ins Admin-Dashboard.
- HR führt die Prozesse — Eintritte eröffnen und abschliessen, Personalien, Checklisten, Dokument-Vorlagen.
- Bereichsleitung (BL) visiert Eintritte/Austritte im 4-Augen-Prinzip; sieht alle Mitarbeitenden ihres Bereichs.
- Fachleitung (FL) erfasst Eintritte/Austritte für ihren Fachbereich; sieht nur eigene Mitarbeitende.
- IT verwaltet Laptops, Handys, Badges organisationsweit — sieht keine Lohn- oder Personalien-Felder.
Mitarbeitende selbst brauchen kein Benutzerkonto: Sie füllen ihre Personalien über einen Self-Service-Link aus und aktualisieren sie später auf demselben Weg (Schritt 3).
Tipp: Spiegeln Sie Ihre echte Struktur — Sichtbarkeit ist immer FB-basiert. Sie können später Bereiche umbenennen, aber die Hierarchie lässt sich am Anfang sauberer aufbauen.
Der «Setup-Fortschritt» führt Sie durch die Einrichtung. Nach der Anmeldung blendet sich für die Rolle Admin ein kleines Panel mit einem Zähler ein — sechs Punkte im Onboarding-Paket: Bereichsstruktur anpassen, Team einladen, Logo & Branding, Checklisten-Vorlagen anpassen, erste Mitarbeitende erfassen, Benachrichtigungen einrichten. Im Recruiting-Paket sind es ebenfalls sechs: Bereichsstruktur, Team, Logo & Branding, Karriereseite einrichten, Bewerber-Kommunikation einrichten und die erste Stelle. Wer beide Module nutzt, sieht alle neun. Jeder offene Punkt hat einen Knopf, der genau an die richtige Stelle springt — bei den Recruiting-Punkten auch dann, wenn Sie gerade im Onboarding angemeldet sind. Andere Rollen sehen das Panel nicht.
Die Haken kommen nicht geschenkt. Struktur und Checklisten-Vorlagen gelten erst als erledigt, wenn Sie vom Auslieferungszustand abweichen — also einen eigenen Fachbereich beziehungsweise eine eigene Vorlage anlegen oder mitgelieferte deaktivieren. Beides zählt, denn Ausdünnen ist genauso eine Entscheidung wie Ergänzen. Eine leere Struktur zählt dagegen nie als eingerichtet. Die übrigen Punkte messen ebenso konkret: «Team einladen» ab dem zweiten aktiven Benutzer, «Logo» sobald eines hinterlegt ist, «Mitarbeitende» ab der ersten Person, «Benachrichtigungen» sobald Sie die Einstellung einmal gespeichert haben. Dieser letzte Punkt hängt an Ihrem Konto und nicht an der Organisation: Ein später hinzukommender Admin findet ihn wieder offen vor, auch wenn längst alles eingerichtet ist. Im Recruiting gilt «Karriereseite» als erledigt, sobald Sie dort einen eigenen Text, einen eigenen Titel oder Benefits gepflegt haben, und «Bewerber-Kommunikation», sobald eine E-Mail-Signatur hinterlegt ist — die mitgelieferten Nachrichtenvorlagen müssen Sie dafür nicht anfassen. Sind alle Punkte erledigt, verabschiedet sich das Panel von selbst. Schliessen Sie es vorher über das Kreuz, kommt es nicht wieder — verloren geht dabei nur die Anzeige, alle Ziele bleiben über die Navigation erreichbar.
Der Onboarding-Assistent als zweite Einstiegshilfe. Unten rechts sitzt ein goldener Würfel — in den Dashboards von Admin, HR, Bereichs- und Fachleitung und IT sowie in den Masken für Eintritt, Austritt, Visierung und Checkliste. Ein Klick öffnet ein Panel mit Suchfeld: Es findet Personen und beantwortet getippte Fragen aus einer hinterlegten Fragensammlung. Für HR und Admin zeigt es zusätzlich einen Onboarding-Score in Prozent, und es meldet sich von sich aus mit kurzen Hinweisen, wenn im Dashboard etwas liegen bleibt. Assistent deaktivieren am Fuss des Panels schaltet ihn ab; nach dem nächsten Seitenwechsel steht unten rechts ein kleiner Knopf, der ihn zurückholt. Die Entscheidung merkt sich der Browser, nicht das Benutzerkonto — an einem anderen Gerät ist er wieder da. Für Master-Admins startet der Assistent gar nicht, weil er auf eine einzelne Organisation ausgelegt ist.
Mehrere Filialen oder Standorte? Optional aktivierbar unter Admin → Standorte: Erfassen Sie Ihre Filialen und weisen Sie Mitarbeitende sowie Bereichs-/Fachleitungen einem Standort zu. Filialleitungen sehen dann nur ihren eigenen Standort, die Zentrale alle. Beim Eintritt und Austritt wird der Standort pro Person gewählt. Funktioniert in allen Plänen.
Am Ende dieses Schritts
- Mindestens 1 Bereich und 1 Fachbereich existieren
- Erste Benutzer mit den passenden Rollen eingeladen
- Sie verstehen, wer welche Mitarbeitenden sehen wird
