Digitales Onboarding in 7 Schritten einführen

Von der Organisationsstruktur über das 4-Augen-Prinzip bis zum automatischen Dokumenten-Versand. Diese Anleitung zeigt jeden Schritt mit echtem Screenshot aus der Software — Sie können direkt in der Demo mitklicken.

01

Organisation konfigurieren

Bereiche, Fachbereiche, Benutzer mit Rollen anlegen

5 Min.

Nach der Registrierung legen Sie zuerst Ihre Organisationsstruktur an. Bereiche und Fachbereiche spiegeln Ihre echte Firma — sie steuern später, wer welche Mitarbeitenden sieht und wer welche Aufgaben zugewiesen bekommt.

hr-onboarding.ch/admin · Struktur

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Bereich anlegen Fachbereich darunter Bearbeiten oder deaktivieren

Fünf Rollen, klar abgegrenzt

• Admin verwaltet die ganze Organisation — Benutzer, Eintritte, Personalien, Vorlagen.
• Bereichsleitung (BL) visiert Eintritte/Austritte im 4-Augen-Prinzip; sieht alle Mitarbeitenden ihres Bereichs.
• Fachleitung (FL) erfasst Eintritte/Austritte für ihren Fachbereich; sieht nur eigene Mitarbeitende.
• IT verwaltet Laptops, Handys, Badges organisationsweit — sieht keine Lohn- oder Personalien-Felder.
• Mitarbeitende füllen Personalien selbst aus und aktualisieren sie über Self-Service-Links.

Tipp: Spiegeln Sie Ihre echte Struktur — Sichtbarkeit ist immer FB-basiert. Sie können später Bereiche umbenennen, aber die Hierarchie lässt sich am Anfang sauberer aufbauen.

Am Ende dieses Schritts

• Mindestens 1 Bereich und 1 Fachbereich existieren
• Erste Benutzer mit den passenden Rollen eingeladen
• Sie verstehen, wer welche Mitarbeitenden sehen wird

Diesen Schritt in der Demo durchklicken In meinem Dashboard öffnen

02

Checklisten-Vorlagen anlegen

Aufgaben mit Fälligkeit, Kategorie und Verantwortlichkeit definieren

5 Min.

Jeder Eintritt durchläuft eine Checkliste. Das System wird mit Standard-Vorlagen ausgeliefert (Arbeitsvertrag, Ausweis kopieren, Personalienbogen ausfüllen, …) — Sie passen sie an Ihre Prozesse an, statt von Null zu starten.

hr-onboarding.ch/admin-checklists

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Eintritt- oder Austritts-Vorlage Anstellungsart wählen Zuständige Rolle pro Task Fälligkeit (Tage vor/nach Eintritt)

Pro Aufgabe können Sie festlegen

• Wer macht es — FL, BL, HR, IT oder Mitarbeitende selbst (Self-Service)
• Wann fällig — relative Frist zum Eintrittsdatum (−14 Tage, +30 Tage, …)
• Kategorie — Verträge, Dokumente, IT, Personalien für strukturierte Sicht
• Datum/Bemerkung Pflicht? — z.B. "Dokumente eingescannt am" oder Stammdaten-Quelle

Tipp: Pro Anstellungsart (Festanstellung, Lehre, Praktikum …) eine eigene Vorlage. Die Auswahl beim Erfassen passiert dann automatisch.

Am Ende dieses Schritts

• Mindestens eine Eintritts-Checkliste ist Ihren Prozessen angepasst
• Zuständigkeiten sind pro Aufgabe geklärt
• Sie wissen, ob Sie eigene Austritts-Vorlagen brauchen

Vorlagen-Editor in der Demo öffnen Vorlagen-Editor öffnen

03

Mitarbeitende einladen & Self-Service aktivieren

Eintritt erfassen oder Link versenden — Personalien fliessen automatisch zurück

3 Min.

Neue Mitarbeitende erfassen Sie selbst, oder Sie senden ihnen einen Self-Service-Link. Sie tragen Personalien, Wohnsitz, AHV-Nummer, Bankverbindung etc. selbst ein — Sie genehmigen am Ende. Auch Adressänderungen bestehender Mitarbeitender laufen so revisionssicher.

hr-onboarding.ch/new-employee

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Geführter Abschnitts-Flow Pflichtfelder klar markiert AHV "noch nicht vorhanden" möglich Speichern oder zur Visierung einreichen

Drei Erfassungs-Modi

• HR/Admin erfasst direkt — alle Felder selbst eintragen, ideal wenn Daten schon vorliegen
• FL erfasst, BL visiert — Fachleitung trägt ein, Bereichsleitung gibt frei (4-Augen)
• Self-Service — Person erhält Mail mit Link, füllt selbst aus, HR übernimmt in einem Klick

Tipp: Auch bestehende Mitarbeitende können nachträglich per Self-Service Adresse oder Bankverbindung selbst aktualisieren. Sie sehen die Änderungen in der Inbox und genehmigen sie revisionssicher.

Am Ende dieses Schritts

• Erster Eintritt erfasst — entweder von Ihnen oder via Self-Service
• Sie wissen, wann welcher Modus passt
• Probezeit, Kinderzulagen-Status und Lohn sind hinterlegt

Erfassung in der Demo testen Tour "Eintritt erfassen" starten

04

4-Augen-Prinzip aktivieren

Fachleitung erfasst, Bereichsleitung visiert — revisionssicher

2 Min.

Wenn die Fachleitung einen Eintritt erfasst hat, landet er in der Pendenz der Bereichsleitung. Diese sieht alle Personalien, kann den Antrag zurückweisen (mit Begründung) oder freigeben — danach geht der Fall ins HR. Jede Aktion ist mit Zeitstempel im Audit-Trail dokumentiert.

hr-onboarding.ch/bereichsleitung · Visierungen

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Tab "Visierungen" sammelt alle Pendenzen "Ansehen" öffnet die Detailansicht zum Visieren

Was die BL kontrolliert

• Stammdaten plausibel — Name, Geburtsdatum, AHV-Nummer
• Anstellungsart und Lohn — passt zum Bereich/Budget
• Eintrittsdatum — realistisch, Probezeit korrekt
• Optional Begründung — bei Rückweisung Pflichtfeld

Tipp: Mutationen (Lohnänderungen, Funktionswechsel) durchlaufen denselben Workflow — FL beantragt, BL visiert. Sie haben dauerhaft ein Audit-Trail für alle personalrelevanten Änderungen.

Am Ende dieses Schritts

• Ein Eintritt durchläuft komplett FL → BL → HR
• Sie sehen den Audit-Trail in der Detailansicht
• Visieren, ablehnen und nachfragen funktionieren

BL-Sicht in der Demo erleben Tour "Eintritt visieren" starten

05

Dashboard & Reports nutzen

Laufende Eintritte, Probezeiten und Statistiken auf einen Blick

3 Min.

Das HR-Dashboard zeigt alle laufenden Eintritte, Austritte, anstehende Probezeit-Auswertungen und überfällige Tasks. Filter nach Bereich, Status, Zeitraum — Excel-Export für Lohnbuchhaltung und Geschäftsleitung in einem Klick.

hr-onboarding.ch/hr-dashboard

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Tabs für Eintritte, Austritte, Probezeit, Historie KPIs: laufende, überfällige, heute fällige Filter nach Bereich, Status, Zeitraum Detail jeder Person mit Fortschritt

Was Sie hier laufend tun

• Überfällige Aufgaben sehen und delegieren — niemand fällt durchs Raster
• Probezeit-Auswertung rechtzeitig anstossen (ab Tag 60 vor Ablauf)
• Personalakte öffnen für Verlauf aller Eintritte, Austritte, Mutationen
• Excel-Export für Stichtags-Mutationsmeldung an die Lohnbuchhaltung

Tipp: Aktivieren Sie tägliche/wöchentliche E-Mail-Reminder für überfällige Tasks — die Software pingt von selbst, Sie müssen nicht jeden Tag ins Dashboard schauen.

Am Ende dieses Schritts

• Sie navigieren souverän in allen Tabs des Dashboards
• Probezeit-Workflow ist verstanden
• Ein Excel-Export wurde testweise erstellt

HR-Dashboard in der Demo erleben Tour "Probezeit auswerten" starten

06

Geräte verwalten

Laptops, Handys, Badges — zuweisen, zurücknehmen, dokumentieren

5 Min.

Die IT-Rolle hat ein eigenes Dashboard mit ausschliesslich gerätebezogenen Daten — keine Löhne, keine sensiblen Personalien. Geräte werden mit Seriennummer, Kategorie und Status (im Lager / zugewiesen / defekt) erfasst und können Mitarbeitenden zugewiesen werden.

hr-onboarding.ch/it-dashboard

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IT-Aufgaben aus Onboarding-Checklisten Geräte neu erfassen oder bearbeiten Status Im Lager / Zugewiesen / Defekt

Pro Gerät hinterlegt

• Identifikation — Seriennummer, Hersteller, Modell
• Kategorie — Laptop, Handy, Headset, Schlüssel, Badge
• Zustand — neu, gebraucht, defekt; mit Foto bei Rückgabe
• Historie — wer hatte das Gerät wann, mit Übergabe/Rückgabe-PDF

Tipp: Bei Austritt erzeugt das System automatisch ein Geräte-Rückgabe-PDF mit allen aktuell zugewiesenen Geräten und Übergabe-Datum für die Unterschrift.

Am Ende dieses Schritts

• Mindestens ein Gerät erfasst und zugewiesen
• Übergabe-PDF testweise erstellt
• Sie verstehen den Lifecycle Lager → zugewiesen → zurück

IT-Dashboard in der Demo öffnen Tour "Gerät zuweisen" starten

07

Dokumente generieren & versenden

Verträge, Zeugnisse, Bestätigungen aus Templates mit Auto-Platzhaltern

5 Min.

Statt Word-Vorlagen lokal zu pflegen, hinterlegen Sie Templates für Arbeitsvertrag, Arbeitsbestätigung, Zeugnis und Kündigung — mit Platzhaltern wie {{Vorname}}, {{Lohn}}, {{Eintrittsdatum}}. Aus den Personalien wird per Klick ein versandfertiges PDF.

hr-onboarding.ch/templates · Arbeitsvertrag

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Platzhalter-Dropdown — alle Personalien-Felder verfügbar Bedingung — Conditional Block einfügen Platzhalter im Text — zur Laufzeit ersetzt PDF generieren aus aktuellen Personalien

Mit Platzhaltern arbeiten

• Personalien-Felder — automatisch aus dem Eintritt befüllt
• Bedingte Blöcke — z.B. "Falls Kinderzulagen, Block einblenden"
• Mehrsprachig — Deutsch/Französisch/Italienisch je Vorlage
• Versionierung — alte Versionen bleiben für bereits versandte Dokumente erhalten

Tipp: Templates sind versionssicher — wenn Sie eine Vorlage später ändern, bleibt das früher generierte PDF unverändert. Bei Audits ist nachvollziehbar, welche Version verwendet wurde.

Am Ende dieses Schritts

• Mindestens 1 Template (Arbeitsvertrag) angepasst
• Ein PDF für Ihren Test-Eintritt generiert und geprüft
• Sie wissen, welche Platzhalter zur Verfügung stehen

Templates in der Demo öffnen Tour "Dokumente generieren" starten