Dokument-Vorlagen mit Platzhaltern

Unter Verwaltung → Vorlagen finden Sie die Template-Liste. Standard-Vorlagen für Arbeitsvertrag (Vollzeit/Teilzeit), Arbeitsbestätigung, Arbeitszeugnis und Kündigungsschreiben sind ab Tag 1 verfügbar — Sie passen sie auf Ihre Firma an.

hr-onboarding.ch/templates

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Filter nach Kategorie (Vertrag, Zeugnis, …) Such-Feld für viele Vorlagen Nutzungs-Zähler — welche Vorlage wird oft gebraucht Vorschau-Bereich zeigt aktive Vorlage

Standardmäßig dabei

• Arbeitsvertrag (Vollzeit, Teilzeit) — mit allen Standard-Klauseln aus OR
• Arbeitsbestätigung — für Banken, Behörden, Vermieter
• Arbeitszeugnis — qualifiziert nach OR 330a
• Kündigungsschreiben — durch Arbeitgeber, mit Sperrfristen-Hinweis

Im Editor sehen Sie das Template wie einen normalen Text — mit Platzhaltern in geschweiften Klammern. Beim PDF-Generieren werden die Platzhalter aus den Personalien des konkreten Mitarbeitenden ersetzt. Sie pflegen 1 Vorlage, generieren beliebig viele individuelle PDFs.

hr-onboarding.ch/templates · Arbeitsvertrag

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Rich-Text-Toolbar — fett, kursiv, Listen, Tabellen, Seitenumbruch Platzhalter-Dropdown — alle verfügbaren Felder einfügen Bedingung — conditional Block einfügen Platzhalter im Text — zur Laufzeit ersetzt

Häufig genutzte Platzhalter

• {{vorname}}, {{nachname}} — Person, an die das Dokument geht
• {{eintrittsdatum}}, {{austrittsdatum}} — formatiert nach Schweizer Norm
• {{lohn}}, {{pensum_fix}} — Lohn + Pensum, je nach Anstellungsart
• {{ahv_nummer}}, {{adresse}} — Stammdaten
• {{position}}, {{bereich}}, {{fachbereich}} — Organisation
• {{firma}}, {{firma_adresse}} — Ihre Org-Daten
• Datum-Helper — {{heute}}, {{ablauf_probezeit}} berechnen sich selbst

Manche Klauseln gelten nur in bestimmten Fällen. Statt zwei Vorlagen "mit/ohne Konkurrenzverbot" zu pflegen, fügen Sie einen conditional Block ein: "Wenn anstellungsart = Vollzeit, dann Konkurrenzverbot einblenden". Eine Vorlage deckt alle Varianten ab.

hr-onboarding.ch/templates · Bedingten Block erstellen

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Feld wählen — Anstellungsart, Position, Pensum, … Operator — ist gleich, enthält, ist nicht, … Wert — z.B. "Vollzeit" "Einfügen" platziert den Block an der Cursor-Position

Typische Bedingungen

• Pensum-abhängig — Probezeit-Verlängerung nur bei Teilzeit
• Position-abhängig — Konkurrenzverbot nur bei Geschäftsleitung
• Bereich-abhängig — IT-spezifische Klauseln (Quellcode-Eigentum) nur bei IT-Bereich
• Anstellungsart-abhängig — Lehrlings-spezifische Klauseln nur bei Lehre
• Datum-abhängig — DSGVO-Hinweise nur bei EU-Tochterfirmen

Wie es im Editor aussieht

Im Editor klicken Sie "Bedingung" und definieren z.B. anstellungsart = "Vollzeit". Der Block wird visuell markiert (gestrichelter Rahmen). Beim PDF-Generieren wird der Block nur eingefügt, wenn die Person tatsächlich Vollzeit ist — sonst wird er still weggelassen, ohne Lücke im Layout.

Wenn Sie eine Vorlage ändern, bleibt das vorherige Dokument unverändert — der bereits generierte Arbeitsvertrag von vor 6 Monaten ist immer noch derselbe wie damals. Das System speichert die Vorlage-Version, mit der ein PDF erzeugt wurde, mit. Bei Audits kann nachgewiesen werden, mit welcher Version unterschrieben wurde.

Versionierung in der Praxis

• Auto-Versionierung — jeder "Speichern" erzeugt eine neue Version
• Historie sichtbar — Sie sehen Datum und Änderer:in pro Version
• Wiederherstellen möglich — falls eine Änderung rückgängig gemacht werden muss
• Audit-Trail — wer hat wann was geändert

Mehrsprachigkeit: Deutsch, Französisch, Italienisch

• Eine Vorlage pro Sprache — nicht via Übersetzung-Plugin, sondern echte separate Templates
• Sprache wird beim Eintritt gewählt — Mitarbeitende-Felder können "Vertragssprache" speichern
• Beim PDF-Generieren wird die passende Sprach-Vorlage gezogen
• Konsistenz — Platzhalter sind in allen Sprachen identisch benannt

Aus jeder Personalakte (Eintritt, Austritt, aktiver Mitarbeitender) klicken Sie "Dokumente generieren". Das System öffnet die Templates-Auswahl im Personalakte-Kontext — Sie wählen eine Vorlage und das PDF wird mit allen Platzhaltern aus den Stammdaten befüllt. Sofort versandfertig — entweder als Download oder direkt per Mail an die Person.

hr-onboarding.ch/templates?employee_id=…

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Templates-Tab — Vorlage für diesen Mitarbeiter wählen Editor — letzte Anpassungen vor Generierung Vorschau — finales PDF mit eingesetzten Personalien Vorlage anklicken startet die PDF-Generierung

Was im PDF-Output sitzt

• Vollständig befüllte Platzhalter — keine {{}} mehr im finalen PDF
• Korrektes Layout — Schriftarten, Margins, Seitenumbrüche stabil
• Unterschriftsfelder falls in der Vorlage definiert
• Metadaten — wer hat wann mit welcher Vorlage-Version generiert