Dokument-Vorlagen mit Platzhaltern

Unter Verwaltung → Templates finden Sie die Template-Liste. Sie ist am Anfang leer: Dokument-Vorlagen gehören nicht zum Auslieferungszustand einer neuen Organisation. Über den Stern-Knopf oben in der Liste öffnet sich «Professionelle Vorlagen» — vier fertige Schweizer Dokumente, die Sie einzeln mit Importieren übernehmen und danach auf Ihre Firma anpassen. Wer lieber bei Null anfängt, legt mit + Neu eine leere Vorlage an.

hr-onboarding.ch/templates

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Filter nach Kategorie (Vertrag, Zeugnis, …) Such-Feld für viele Vorlagen Nutzungs-Zähler — welche Vorlage wird oft gebraucht Vorschau-Bereich zeigt aktive Vorlage

Die Aufnahme zeigt eine bereits eingerichtete Organisation: vier importierte Starter-Vorlagen und mit «Arbeitsvertrag Teilzeit» eine fünfte, selbst angelegte. Am ersten Tag ist die Liste leer.

Diese vier Vorlagen stehen zum Import bereit

• Arbeitsvertrag — unbefristet, mit Abschnitten zu Arbeitszeit, Lohn, Ferien, Probezeit (Art. 335b OR), Kündigungsfrist, Schweigepflicht und Gerichtsstand
• Arbeitszeugnis — qualifiziert, mit Leistungs- und Sozialverhaltens-Beurteilung (Anspruch nach Art. 330a OR)
• Arbeitsbestätigung — für Banken, Behörden, Vermieter
• Kündigung durch Arbeitgeber — ordentlich und fristgerecht, mit Empfangsbestätigung zum Gegenzeichnen

Im Editor sehen Sie das Template wie einen normalen Text — mit Platzhaltern in geschweiften Klammern. Beim PDF-Generieren werden die Platzhalter aus den Personalien des konkreten Mitarbeitenden ersetzt. Sie pflegen 1 Vorlage, generieren beliebig viele individuelle PDFs.

hr-onboarding.ch/templates · Arbeitsvertrag

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Rich-Text-Toolbar — fett, kursiv, Listen, Tabellen, Seitenumbruch Platzhalter-Dropdown — alle verfügbaren Felder einfügen Bedingung — conditional Block einfügen Platzhalter im Text — zur Laufzeit ersetzt

Häufig genutzte Platzhalter

• {{vorname}}, {{nachname}} — Person, an die das Dokument geht
• {{eintrittsdatum}}, {{austrittsdatum}}, {{geburtsdatum}} — als TT.MM.JJJJ eingesetzt; ein leeres Datum wird zu einem Gedankenstrich
• {{lohn}}, {{pensum_fix}} — Lohn mit «CHF» und Tausendertrennung, Pensum mit Prozentzeichen
• {{ahv_nummer}}, {{strasse}}, {{plz}}, {{wohnort}} — Stammdaten; die Adresse besteht aus drei einzelnen Feldern
• {{position}}, {{bereich}}, {{fachbereich}}, {{anstellungsart}} — Organisation
• {{firma}} — Ihr Organisationsname. Briefkopf-Adresse und Fusszeile sind keine Platzhalter, sondern eine eigene Einstellung («Briefkopf konfigurieren»)
• Lehrvertrag — eigene Gruppe mit {{lehrberuf}}, {{lehrjahr}}, {{berufsfachschule}}, {{berufsbildner}}, den Bildungsjahr-Löhnen und der gesetzlichen Vertretung
• {{datum_heute}} — das Tagesdatum der Generierung; einen Platzhalter für das Probezeitende gibt es nicht

Manche Klauseln gelten nur in bestimmten Fällen. Statt zwei Vorlagen "mit/ohne Konkurrenzverbot" zu pflegen, fügen Sie einen conditional Block ein: "Wenn anstellungsart = Vollzeit, dann Konkurrenzverbot einblenden". Eine Vorlage deckt alle Varianten ab.

hr-onboarding.ch/templates · Bedingten Block erstellen

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Feld wählen — dieselbe Liste wie beim Platzhalter-Dropdown Operator — ist gleich, ist nicht gleich, grösser/kleiner, ist leer, ist nicht leer Wert — z.B. "Vollzeit"; bei "ist leer" entfällt das Feld "Einfügen" platziert den Block an der Cursor-Position

Typische Bedingungen

• Anstellungsart-abhängig — Lehrlings-Klauseln nur bei Lehre: anstellungsart ist gleich Lehre
• Position-abhängig — Konkurrenzverbot nur bei einer bestimmten Funktion: position ist gleich Geschäftsleitung
• Bereich-abhängig — IT-spezifische Klauseln nur im IT-Bereich: bereich ist gleich IT
• Pensum-abhängig — Zusatz nur unter Vollzeit: pensum_fix kleiner als 100
• Gefüllt oder nicht — Abschnitt zur gesetzlichen Vertretung nur, wenn eine hinterlegt ist: vertretung_name ist nicht leer

Die Werte werden als Text verglichen, «grösser/kleiner» als Zahl. Die Bedingung muss also genau auf die Schreibweise in den Stammdaten passen — steht dort «Vollzeit 100%», trifft ist gleich Vollzeit nicht zu.

Wie es im Editor aussieht

Im Editor klicken Sie "Bedingung" und definieren z.B. anstellungsart ist gleich Vollzeit. Der Block bekommt einen gestrichelten violetten Rahmen mit der Bedingung als Etikett. Beim PDF-Generieren wird der Block nur eingefügt, wenn die Person tatsächlich Vollzeit ist — sonst wird er still weggelassen, ohne Lücke im Layout.

Jede Speicherung einer Vorlage legt den gespeicherten Stand zusätzlich als nummerierte Version ab. Der Knopf Versionen im rechten Bereich «Verlauf» zeigt sie mit Nummer und Zeitpunkt, die jüngsten zwanzig. Ein bereits erzeugtes PDF ändert sich dadurch nicht — es liegt als Datei bei Ihnen und wird nicht nachträglich neu gerendert.

Versionen in der Praxis

• Automatisch — der Editor speichert zwei Sekunden nach der letzten Eingabe von selbst; jede dieser Speicherungen erzeugt eine Version. Nach einer längeren Bearbeitung stehen entsprechend viele Stände in der Liste
• Nummer und Zeitpunkt — pro Eintrag v1, v2, v3 … mit Datum und Uhrzeit sowie dem damaligen Vorlagen-Namen
• Wiederherstellen — ein Klick pro Version; der aktuelle Stand wird davor selbst als Version gesichert, ein Fehlgriff ist also umkehrbar
• Nutzung — der zweite Knopf im selben Bereich listet die letzten fünfzehn Generierungen dieser Vorlage: ob PDF oder E-Mail, für welche Person und wann

Aus jeder Personalakte — laufender Eintritt, Austritt oder aktive Mitarbeitende — klicken Sie "Dokumente generieren". Das System öffnet die Templates-Auswahl im Personalakte-Kontext, Sie wählen eine Vorlage und das PDF wird mit den Platzhaltern aus den Stammdaten befüllt. Danach laden Sie es herunter oder senden es direkt an die Person; der Mail-Knopf bleibt gesperrt, solange in der Akte keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

hr-onboarding.ch/templates?employee_id=… · Mitarbeiter auswählen

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Mitarbeitende suchen — Name, Position, Personal-Nr. Feld-Prüfung und hinterlegte E-Mail-Adresse der Person PDF herunterladen Per E-Mail direkt an die Person senden

Was im fertigen Dokument steht

• Befüllte Platzhalter — vor dem Generieren meldet die Vorschau, wie viele Felder in den Stammdaten leer sind und welche. Das Dokument entsteht trotzdem, dann eben mit Lücken; unbekannte Platzhalter weist der Reiter Felder aus
• Ihr Briefkopf — Logo, Firmenname, Adresse und Fusszeile aus den Organisationseinstellungen, dazu A4 mit 20 mm Rand
• Unterschriftsfelder — die Marker @@Employee@@, @@HR@@ und @@Supervisor@@ werden zu beschrifteten Unterschriftszeilen
• Auch als Word-Datei — neben PDF gibt es einen Export nach .docx, wenn ein Dokument noch von Hand nachbearbeitet werden muss

Im Onboarding gibt es kein freies Schreibfeld für Mitarbeitende: Was die Software an eine Person schickt, geht immer aus einer Vorlage hinaus. Per E-Mail senden erzeugt das PDF aus der gewählten Vorlage und hängt es an eine feste Begleitmail — Betreff «Vorlagenname – Firmenname», Kopfbalken in Ihrer Markenfarbe, Anrede «Guten Tag» mit Vor- und Nachnamen, ein Satz zum Anhang mit der Bitte um Prüfung und die Grussformel mit Ihrem Firmennamen. An dieser Begleitmail lässt sich nichts einstellen. Individuell wird das Dokument, nicht die Mail.

Wann das genügt — und wann nicht

• Genügt für alles, was ohnehin ein Dokument ist: Arbeitsvertrag, Bestätigung, Zeugnis, Kündigung. Der immer gleiche Rahmen ist hier ein Vorteil — jede Person bekommt dieselbe saubere Zustellung, und unter Nutzung steht nachher, was wann an wen ging.
• Genügt nicht für kurze Rückfragen, Terminabsprachen oder Erklärungen zum Dokument. Dafür schreiben Sie aus Ihrem eigenen Mailprogramm — die Software erzeugt für solche Nachrichten keinen Eintrag und ersetzt Ihre Korrespondenz nicht.
• Sonderfall Begleittext — soll der Person zum Dokument etwas Individuelles gesagt werden, laden Sie das PDF herunter und hängen es an Ihre eigene Mail an. Der Inhalt des PDFs ist derselbe.