Gute Bewerbungen für später vormerken

Der Talent-Pool ist kein weiterer Schritt im Bewerbungsverfahren, sondern ein Gedächtnis daneben. Eine Person gehört hinein, wenn das aktuelle Verfahren für sie beendet ist, Sie aber später erneut an sie denken möchten.

Drei typische Fälle:

• Zweitplatzierte. Die Stelle ist vergeben, aber Platz zwei war knapp — vormerken für die nächste Vakanz derselben Art. Solange die Erstwahl dagegen noch nicht unterschrieben hat, ist der Pool nicht das richtige Werkzeug: Dafür gibt es seit August 2026 den Status „Engere Auswahl“ — das Verfahren läuft noch, die Person bleibt in Liste und Board sichtbar und die Löschfrist pausiert. In den Pool kommt sie erst, wenn das Verfahren wirklich vorbei ist.
• Initiativbewerbungen. Jemand schreibt ohne konkretes Inserat und passt grundsätzlich zu Ihrem Betrieb.
• Ehemalige Mitarbeitende. Der Kontakt war gut, eine Rückkehr wäre denkbar.

Nicht in den Pool gehört, wer gerade im Verfahren steht. Solange eine Bewerbung offen ist, arbeiten Sie in der Bewerbendenliste — der Pool würde die Person nur doppelt führen.

In der Anwendung trägt der Talent-Pool ein BETA-Abzeichen — es taucht auch auf den Bildern in dieser Anleitung auf. Nutzbar ist er vollständig, so wie hier beschrieben; das Abzeichen sagt, dass wir die Funktion weiter ausbauen und sich einzelne Ansichten noch ändern können.

Öffnen Sie die Bewerbung und klicken Sie oben auf «In Talent-Pool». Im Dialog wählen Sie zuerst den Grund — er entscheidet später darüber, wie zuverlässig die Person wiedergefunden wird:

• Aufschub — Zweitplatzierte:r für diese Stelle. Stellt zusätzlich eine feste Verbindung zur Stelle her. Personen mit diesem Grund werden Ihnen bei dieser Stelle immer wieder vorgeschlagen, unabhängig davon, was im Lebenslauf erkannt wurde. Der zuverlässigste Weg.
• Initiativbewerbung. Für Zuschriften ohne konkretes Inserat.
• Active Sourcing. Für Personen, die Sie selbst angesprochen haben.
• Ehem. Mitarbeitende:r. Für frühere Angestellte.

recruiting.hr-onboarding.ch/applicant · In Talent-Pool

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Grund — bestimmt die Stellenbindung Skills — Vorschläge aus dem Lebenslauf, frei ergänzbar Einwilligung — keine Vorauswahl, Sie müssen entscheiden

Bei den letzten drei Gründen gibt es keine Stellenbindung — dort entscheidet allein die fachliche Übereinstimmung, ob die Person später vorgeschlagen wird. Das macht Schritt 3 zur Pflicht.

Praktisch beim Aufschub: Im selben Dialog steht die Option «Bewerber:in zugleich für diese Stelle ablehnen». Damit erledigen Sie beides in einem Schritt — die Absage für diese Ausschreibung und die Vormerkung für später.

Derselbe Dialog verlangt eine bewusste Entscheidung zur Einwilligung — es gibt keine Voreinstellung, Sie müssen eine der drei Möglichkeiten wählen:

• Bestätigungsmail an die Person senden. Der empfohlene Weg: Die Person erhält eine Nachricht mit einem Bestätigungslink und entscheidet selbst. Erst ihre Bestätigung setzt den Löschschutz in Kraft — bis dahin bleibt der Status «ausstehend» und die reguläre Frist läuft weiter.
• Einwilligung liegt bereits dokumentiert vor. Für den Fall, dass Sie die Zustimmung ausserhalb des Systems eingeholt haben, etwa schriftlich im Gespräch. Halten Sie diesen Nachweis fest — Sie müssen ihn im Zweifel vorweisen können.
• Ohne Einwilligung aufnehmen. Die Person erscheint im Pool, geniesst aber keinen Löschschutz. Sinnvoll nur, wenn Sie ohnehin in den nächsten Wochen auf sie zurückkommen.

Mit erteilter Einwilligung bleibt das Profil zwölf Monate erhalten. Die Person kann jederzeit widerrufen; danach gilt wieder die reguläre Frist.

Im selben Dialog schlägt das System Fähigkeiten vor, die es aus dem Lebenslauf gelesen hat. Prüfen Sie diese Liste und ergänzen Sie, was fehlt.

Das ist keine Fleissarbeit, sondern der Kern der Sache: Später schlägt Ihnen das System Pool-Profile anhand ihrer Fähigkeiten vor. Steht dort nichts, wird die Person nicht vorgeschlagen — sie liegt zwar im Pool, taucht aber nie von selbst auf.

Wenn nichts erkannt wurde, sagt der Dialog das ausdrücklich: «Keine Skills automatisch erkannt (z. B. wenn kein textbasierter Lebenslauf hinterlegt ist) — bitte unten manuell ergänzen.» Das passiert regelmässig bei eingescannten PDF-Lebensläufen, weil dort für den Computer nur ein Bild vorliegt.

Sie schreiben die Stelle neu aus und öffnen wie gewohnt die Bewerbungen dazu — etwa über die Stellenliste oder das Dashboard. Über der Liste erscheint dann ein Hinweis:

«2 passende Kandidat:innen im Talent-Pool für diese Stelle · Im Pool ansehen →»

recruiting.hr-onboarding.ch/applicants · gefiltert auf eine Stelle

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Der Hinweis erscheint über der Liste Führt in den Pool, auf diese Stelle gefiltert

Ein Klick führt in den Pool, bereits auf diese Stelle gefiltert. Der Hinweis erscheint nur bei aktiven Stellen — bei einer archivierten Stelle gibt es nichts zu besetzen. Wie Sie die Person von dort aus zurück ins Verfahren holen, steht in Schritt 5.

Nach welchen Kriterien vorgeschlagen wird

Zuerst prüft das System, ob ein Vorschlag überhaupt Sinn ergibt. Wer sich auf genau diese Stelle bereits beworben hat und im Verfahren steht oder eingestellt wurde, erscheint nicht — die Person steht ohnehin in der Liste darunter. Wer für diese Ausschreibung fachlich abgelehnt wurde, erscheint ebenfalls nicht; wer als Zweitplatzierte:r zurückgestellt oder von sich aus zurückgetreten ist, dagegen schon.

Danach wird gewichtet:

• Zweitplatzierte:r für diese Stelle — der stärkste Faktor, und der einzige, der ohne erkannte Fähigkeiten auskommt
• Frühere Bewerbung auf diese Stelle
• Fachliche Übereinstimmung — Muss- und Kann-Anforderungen getrennt gewichtet, mit Synonymen, Ober- und Unterbegriffen sowie dem Volltext des Lebenslaufs
• Gleicher Standort

Jeder Vorschlag trägt seine Begründung, etwa «Zweitplatzierte:r für diese Stelle» oder «Skill-Übereinstimmung: Muss 2/3, Kann 1/2». Personen ohne direkten Bezug zu dieser Stelle müssen eine Mindestqualität erreichen — sonst kostet ein knapper Vorschlag nur Zeit.

Der Vorschlag allein bringt die Person noch nicht ins Verfahren. Öffnen Sie das Profil im Talent-Pool und klicken Sie auf «Auf Stelle setzen» — daraus entsteht eine vollwertige Bewerbung auf der gewählten Stelle, die ganz normal durch Ihre Pipeline läuft.

recruiting.hr-onboarding.ch/talent-pool · Auf Stelle setzen

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Zielstelle — nur aktive Stellen stehen zur Wahl Weitere Dokumente mitkopieren Person benachrichtigen — Text anpassbar

Was dabei geschieht:

• Der Lebenslauf kommt mit — samt ausgelesenem Text, damit die fachliche Übereinstimmung und die Volltextsuche sofort greifen. Zeugnisse, Diplome und Anschreiben nur auf Wunsch; das Kästchen dafür steht im Dialog.
• Die Bewerbung trägt die Quelle «Talent-Pool» — Sie sehen später, woher sie kam.
• Die Person kann informiert werden, muss aber nicht. Der Text lässt sich vor dem Senden anpassen.
• Das Profil verlässt den aktiven Pool — es wartet ja nicht mehr, es ist im Verfahren. Die Einwilligung bleibt davon unberührt, der Löschschutz also ebenfalls.

Zwei Dinge verhindert das System von sich aus: Auf archivierte Stellen lässt sich niemand setzen, und wer sich auf diese Stelle ohnehin schon aktiv bewirbt, wird nicht ein zweites Mal angelegt.

Zurückgestellte im Blick behalten. In der Bewerbendenliste gibt es neben «Alle» und «Offen» die Ansicht «Zurückgestellt» mit Zähler. Sie zeigt genau die Personen, die als Zweitplatzierte warten — kombinierbar mit dem Stellenfilter. Auf dem Kanban-Board bleiben diese Karten stehen, auch wenn Sie abgeschlossene Bewerbungen ausblenden: Sie warten auf den Ausgang der Erstwahl und sind damit nicht erledigt.

recruiting.hr-onboarding.ch/applicants · Ansicht «Zurückgestellt»

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Eigene Ansicht mit Zähler Vermerk neben dem Status — unabhängig davon, welcher es ist

Den Pool durchsuchen. Unter Talent-Pool lassen sich die Profile nach Quelle filtern — Aufschub, Initiativbewerbung, Active Sourcing, ehemalige Mitarbeitende — und auf eine Stelle setzen.

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Filter nach Quelle, Ort, Sprache und Skill Jede Karte zeigt Quelle und Einwilligungsstatus Mehrere Profile gemeinsam anschreiben

Segment anschreiben. Sie können mehrere Profile auswählen und ihnen gemeinsam eine Nachricht schicken, etwa wenn eine passende Stelle frei wird. Angeschrieben werden nur Personen mit gültiger Einwilligung. Damit niemand überrannt wird, gilt eine Sperre von sieben Tagen zwischen zwei Kontakten an dieselbe Person.

Aus dem Pool entfernen. Beim Entfernen weist das System darauf hin, was das bedeutet: Die Einwilligung wird widerrufen, danach unterliegt die Bewerbung wieder der regulären Löschfrist von 180 Tagen.

• Ohne Einwilligung: Löschung 180 Tage nach Bewerbungseingang. Die Aufnahme in den Pool ändert daran nichts.
• Mit Einwilligung: Das Profil bleibt zwölf Monate. Läuft die Einwilligung ab oder wird sie widerrufen, greift wieder die Frist von 180 Tagen.
• Personen in der «Engeren Auswahl»: Solange dieser Status steht, pausiert die automatische Löschung — das Verfahren läuft noch, die Datenhaltung bleibt zweckgebunden. Nach Absage oder Einstellung gilt die reguläre Frist wieder. Damit dabei niemand vergessen geht, kann die «Erinnerung an liegengebliebene Bewerbungen» in den Einstellungen auch für zu lange Geparkte wecken.
• Eingestellte Personen: bleiben unabhängig davon erhalten — für Angestellte gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, ihre Daten werden über die Personalakte im Onboarding weitergeführt.

Gelöscht wird täglich und vollständig: Bewerbung, hochgeladene Dokumente und das Profil, sofern keine weitere Bewerbung derselben Person mehr besteht. Ein Wiederherstellen gibt es nicht — das ist der Sinn einer Löschfrist.