Interviews planen und koordinieren

Interviews werden immer aus der Bewerber-Akte heraus geplant, nicht aus einem eigenen Kalender-Modul. Öffnen Sie in Recruiting die Bewerbung, klappen Sie den Abschnitt Interview auf — er trägt anfangs die Marke „Nicht geplant“ — und klicken Sie auf Interview planen. Der Planer startet mit einem festen Termin.

recruiting.hr-onboarding.ch/applicant · Interview planen

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Datum & Uhrzeit — Pflichtfeld Ort / Link Notizen — bleiben intern

Die Felder und ihre Folgen

• Datum & Uhrzeit — das einzige Pflichtfeld. Ohne Datum lässt sich nicht speichern.
• Dauer — Vorgabe 60 Minuten, wählbar von 20 Minuten bis 3 Stunden. Die Dauer bestimmt, bis wann der Termin im Kalender aller Beteiligten steht. Im Text der Einladung steht sie beim festen Termin nicht — dort erscheint der Beginn, das Ende ergibt sich aus dem angehängten Kalender-Eintrag. Nur bei Terminvorschlägen (Schritt 2) nennt die Mail die Dauer ausdrücklich.
• Typ — Vorgabe „Telefon“, daneben „Videocall“ und „Vor Ort“. Der Typ erscheint in der Mail, im Kalendereintrag und im Status-Portal.
• Ort / Link — leer voreingestellt. Was Sie hier eintragen, steht in der Einladung und im Kalendereintrag; eine Web-Adresse wird in der Mail als anklickbarer Link dargestellt, ein Raumname als Text. Bleibt das Feld leer, fällt die Zeile „Ort:“ in der Mail ersatzlos weg — ein leeres Label bleibt nicht stehen.
• Notizen — Vorbereitung, Fragen, Hinweise fürs Team. Sie bleiben intern: Die Standard-Einladung gibt sie nicht aus, und im Status-Portal der Kandidatin oder des Kandidaten erscheinen sie nicht.

Die Häkchen unter den Feldern — und der eigene Text

„Einladung an den Kandidaten senden“ ist beim Öffnen des Planers nicht gesetzt. Setzen Sie es, erscheint darunter die E-Mail-Vorschau — das ist die Mail, die tatsächlich rausgeht, nicht ein Muster — und die Einladung wird mit der Vorlage „Interview-Einladung“ inklusive Kalender-Eintrag (.ics) verschickt. Ohne Häkchen wird der Termin nur intern geplant: In der Akte steht dann „Ohne Kandidaten-Benachrichtigung geplant — keine Rückmeldung möglich“, und die Person kann den Termin im Portal weder bestätigen noch verschieben, weil sie ihn dort gar nicht sieht.

„Status auf ‚Interview‘ setzen“ ist angehakt, solange die Bewerbung noch nicht im Status „Interview" steht. Damit wandert die Karte im Kanban in die Interview-Spalte. Steht die Bewerbung noch ganz am Anfang auf „Neu“, führt das System den Zwischenschritt „Prüfung“ selbst aus, weil die Pipeline diesen Sprung sonst nicht erlaubt. Nehmen Sie das Häkchen weg, ist der Termin trotzdem gespeichert — die Bewerbung bleibt aber in ihrer bisherigen Spalte stehen.

Den Text anpassen: Direkt über der Vorschau steht „Text anpassen“. Der Knopf öffnet einen eigenen Dialog mit Betreff und Text der Vorlage, die für diesen Termin gilt — bei einem Zweitgespräch also die Einladung zum Folgegespräch, bei einer Verschiebung die Verschiebungs-Vorlage. Nützlich, wenn Sie den Termin vorgängig telefonisch vereinbart haben und ihn nur noch schriftlich bestätigen: Der Vorlagensatz „Ihre Bewerbung hat unser Interesse geweckt“ stimmt dann nicht mehr. Die Platzhalter in geschweiften Klammern bleiben stehen und werden beim Versand eingesetzt — ändern Sie danach noch das Datum im Planer, stimmt Ihr Text weiterhin. Kalender-Eintrag, Signatur und der Knopf „Termin online bestätigen“ kommen unverändert dazu. „Übernehmen“ schliesst den Dialog, „Zurücksetzen“ stellt die Vorlage wieder her. Die Anpassung gilt nur für diese eine Mail und wird nicht gespeichert; wer dauerhaft anders formulieren möchte, ändert die Vorlage unter Einstellungen. Dasselbe gilt für Terminvorschläge — dort setzen Sie mit dem Platzhalter „Terminvorschläge (Liste)“ fest, an welcher Stelle die Termine stehen.

Statt hin und her zu schreiben, bis ein Termin passt, schlagen Sie mehrere vor. Klicken Sie im Planer oben auf „Termine vorschlagen“ und tragen Sie zwei bis fünf Zeiten ein. Das Formular startet mit zwei Zeilen, die bereits sinnvoll vorbelegt sind: die nächsten Werktage ab übermorgen, abwechselnd auf den Vormittag und den Nachmittag gelegt. Format und Ort dürfen pro Vorschlag abweichen — etwa zweimal vor Ort, einmal per Video. Deshalb verschwinden die gemeinsamen Felder „Typ“ und „Ort / Link“ in diesem Modus: Sie stehen jetzt in jeder Zeile. Die Dauer gilt weiterhin für alle Vorschläge gemeinsam.

Das Feld „Antwort erbeten bis“ lassen Sie leer, wenn keine Frist nötig ist: Die Vorschläge bleiben dann wählbar, bis der Tag des spätesten Vorschlags vorbei ist — einzelne Termine fallen schon vorher weg, sobald sie in der Vergangenheit liegen. Dieses abgeleitete Datum wird der Kandidatin oder dem Kandidaten bewusst nicht als Frist genannt, weil es die früheren Termine nicht so lange offen hält. Tragen Sie dagegen ein Datum ein, wird es in der Mail und im Portal als Frist genannt.

Zwei Dinge stellt der Planer beim Umschalten selbst um, und beide haben einen Grund: „Einladung an den Kandidaten senden“ wird gesetzt, weil ein Terminangebot ohne Mail niemanden erreicht — der Link ins Portal steckt genau in dieser Mail. Und „Status auf ‚Interview‘ setzen“ verschwindet, weil ein Angebot noch kein Termin ist; der Status wechselt erst, wenn tatsächlich gewählt wurde.

recruiting.hr-onboarding.ch/applicant · Terminvorschläge

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Je Zeile eigenes Format und eigener Ort Antwortfrist — optional

Was die Kandidatin oder der Kandidat sieht

Die Mail führt auf das persönliche Status-Portal. Dort steht jeder Vorschlag als eigene Schaltfläche mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Format und Ort. Gleichwertig daneben — nicht im Kleingedruckten — steht „Keiner dieser Termine passt“; dahinter liegt das Feld für einen eigenen Zeitvorschlag. Ein Meeting-Link ist in der Schaltfläche bewusst nicht anklickbar: Wer nur nachsehen will, wohin der Link führt, hätte damit sonst den Termin gebucht. Der Link erscheint erst nach der Wahl.

Solange das Angebot läuft

• Die Akte zeigt es an — mit allen Terminen, seit wann gewartet wird und von wem die Vorschläge stammen. Die Marke oben wechselt auf „Wartet auf Terminwahl“, bei einem eigenen Gegenvorschlag auf „Gegenvorschlag prüfen“.
• Vorschläge ersetzen — öffnet den Planer wieder mit den laufenden Terminen. Weil die Person sonst weiter die alten Zeiten sähe, geht dabei immer eine Mail raus.
• Angebot zurückziehen — die Termine sind danach nicht mehr wählbar, und wer den Link öffnet, bekommt das erklärt. Von sich aus erfährt die Person das Zurückziehen aber nicht: Wenn es sie betrifft, schreiben Sie ihr über „Nachricht senden“.
• Erinnerung und Ablauf — hat sich nach zwei Tagen niemand gemeldet, erinnert das System einmalig, sofern noch ein Termin weit genug entfernt ist. Läuft das Angebot ab oder sind alle Zeiten belegt, wird das intern gemeldet, statt still zu verfallen.

Im Feld Interviewer haken Sie an, wer am Gespräch teilnimmt — mehrere Personen sind möglich, maximal zwanzig. Bei einem neuen Termin sind Sie als planende Person bereits angehakt; wenn Sie selbst nicht dabei sind, nehmen Sie das Häkchen weg.

Niemanden anzuhaken ist erlaubt und kein Fehler: Der Termin steht trotzdem. Dann geht allerdings auch keine Kalender-Einladung an Dritte, niemand erhält über diesen Weg Zugriff auf die Akte, als Organisator bleibt die hauptverantwortliche Person der Stelle, und die interne Erinnerung am Vortag geht an sie statt an ein Gesprächsteam.

Kalender-Einladung (.ics) jetzt verschicken

Wie dieses Häkchen startet, entscheiden Sie einmal für die ganze Organisation: unter Einstellungen bei „Kalender-Einladung an Interviewer“. Ab Werk ist es eingeschaltet. Zwei Fälle gehen dieser Voreinstellung vor: Bearbeiten Sie einen bestehenden Termin, zeigt der Planer, was zuletzt für diesen Termin galt. Und ersetzen Sie ein laufendes Terminangebot, gilt die Einstellung dieses Angebots — wer dort „keine Kalender-Mail“ gewählt hat, meint das auch beim Ersetzen.

• Eingeschaltet — neu eingeteilte Personen bekommen ihre Kalender-Einladung sofort; alle bekommen eine Aktualisierung, wenn die Einladung an die Bewerberin oder den Bewerber (neu) rausgeht oder sich Termin oder Dauer ändern.
• Ausgeschaltet — es geht keine Kalender-Mail an die Interviewer:innen. Sie bleiben trotzdem eingeteilt, sehen die Akte und werden in ihrer Inbox informiert. Das ist der richtige Weg für Organisationen, die den Termin ohnehin in Outlook koordinieren — etwa weil das Sitzungszimmer dort als Ressource gebucht wird oder weil der Name der Bewerberin nicht im firmenweit einsehbaren Kalender stehen soll.

Organisator der Kalendereinladung

Zur Auswahl stehen die Personen, die Sie oben angehakt haben, und immer zusätzlich der Eintrag „Hauptverantwortliche der Stelle“. Voreingestellt sind Sie selbst, sofern Sie als Interviewer dabei sind — sonst eben die hauptverantwortliche Person der Stelle. Wer hier steht, erscheint im Kalendereintrag als Organisator und ist die Adresse, an die Zu- und Absagen gehen. Mit dem ersten Versand wird der Organisator festgehalten und später nicht mehr gewechselt: Sonst ordnen Outlook und Google eine spätere Absage dem Termin nicht mehr zu, und der Eintrag bliebe in den Kalendern stehen.

Interviewer dem Bewerber in der Einladung zeigen

Diese Zeile erscheint nur, wenn die Einladung an die Bewerberin oder den Bewerber verschickt wird — ohne Mail gibt es nichts zu zeigen. Ist sie angehakt, stehen die Namen als „Ihre Gesprächspartner“ in der Mail und im Kalendereintrag. Ohne Häkchen erfährt die Person nicht, wer ihr gegenübersitzen wird.

Zwei Hinweise, die der Planer von selbst einblendet

• Möglicher Terminkonflikt — sobald Interviewer und Zeit feststehen, prüft das System, ob eine der Personen zur selben Zeit bereits ein anderes Gespräch hat; im Vorschlags-Modus für jede einzelne Zeile. Der Hinweis nennt Namen und Zeitpunkt, blockiert aber nicht. Zusätzlich meldet er, wenn zu diesen Zeiten bei anderen Bewerbenden noch Terminvorschläge offen sind — ohne Namen, denn wer sonst noch eingeladen ist, geht niemanden etwas an.
• Abmeldung — nehmen Sie bei einem bestehenden Termin jemanden aus der Liste, steht noch vor dem Speichern da, wer abgemeldet wird und eine Kalender-Absage erhält. So merken Sie ein versehentliches Klicken, bevor es eine Mail auslöst.

Einen bereits versendeten Termin verschieben

Öffnen Sie den Planer über Bearbeiten. Wurde der Termin schon zugestellt, heisst der Dialog jetzt „Interview verschieben“, und der Umschalter auf Terminvorschläge ist verschwunden — bei einem stehenden Termin wird verschoben, nicht neu angeboten. Sobald Sie Datum oder Dauer ändern, setzt der Planer „Einladung an den Kandidaten senden“ selbst und blendet den Hinweis ein, dass die Änderung als Aktualisierung zugestellt wird. Versendet wird dann die Vorlage „Terminverschiebung“ — hat Ihre Organisation diese Vorlage nicht, geht ersatzweise die Einladung raus. Der bestehende Kalendereintrag wird in beiden Fällen aktualisiert, statt ein zweiter angelegt. Ändern Sie dagegen nur Notizen oder die Besetzung, bleibt das Häkchen aus und es geht keine Mail an die Bewerberin oder den Bewerber.

Interview-Termin absagen

Der Knopf Termin absagen öffnet einen Dialog, der zwei Dinge trennt, die man leicht verwechselt: den Kalendereintrag und den Status der Bewerbung.

• Der Termin wird entfernt — wer eine Einladung bekommen hat, erhält eine Stornierung, die den Eintrag automatisch aus dem Kalender löscht: die Bewerberin oder der Bewerber, sofern die Einladung verschickt wurde, und die Interviewer:innen, sofern sie eine Kalender-Einladung erhalten haben.
• „Wir planen neu“ — nicht vorbelegt. Mit Häkchen kündigt die Mail einen neuen Terminvorschlag an; ohne sagt sie nur ab. Versprechen Sie nichts, was noch nicht feststeht.
• „Bewerber aus dem Interview-Status nehmen“ — erscheint nur, wenn die Person gerade im Status „Interview“ steht, und ist dann angehakt, mit „Prüfung“ als Ziel; wählbar sind ausserdem Angebot, Abgelehnt und Zurückgezogen. Ohne diesen Schritt bliebe die Person ohne Termin im Interview-Status stehen und tauchte weiter unter „Anstehende Interviews“ auf.

Nicht erschienen

Dieser Knopf erscheint erst, wenn der Termin vorbei ist und die Bewerbung noch im Status „Interview“ steht. Er entfernt den Termin, hält den Vorgang im Verlauf fest und setzt den Status zurück auf „Prüfung“, damit Sie neu terminieren oder absagen können. An die Bewerberin oder den Bewerber geht dabei bewusst keine Mail.

Bewerbung absagen, obwohl ein Termin steht

Wechseln Sie eine Bewerbung mit bereits zugestelltem Termin auf „Abgelehnt“ oder „Zurückgezogen“ — in der Akte oder direkt im Kanban —, fragt das System vorher nach, was mit dem Termin geschehen soll. Drei Wege stehen zur Wahl:

• Termin absagen (Bewerber und Interviewer) — beide erhalten eine Stornierung, der Eintrag verschwindet aus allen Kalendern.
• Nur Interviewer absagen — intern wird storniert, die Bewerberin oder den Bewerber informieren Sie selbst. Sinnvoll, wenn Sie die Absage persönlich aussprechen möchten.
• Termin behalten — am Kalender ändert sich nichts.

Selten ist nach einem Gespräch alles klar. Sobald der Termin vorbei ist und die Bewerbung noch läuft, erscheint im Interview-Abschnitt der Knopf «Weitere Runde planen». Er schliesst die laufende Gesprächsrunde ab und macht den Terminplaner frei für den nächsten Termin.

recruiting.hr-onboarding.ch/applicant · Weitere Runde planen

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Was beim Abschliessen geschieht — steht im Dialog Erst danach ist der Planer wieder frei

Der Knopf erscheint bewusst erst nach dem Termin. Davor wäre er sinnlos: Solange das Gespräch noch aussteht, verschieben Sie es, statt eine zweite Runde zu eröffnen.

Was beim Abschliessen erhalten bleibt

• Der Termin samt Notizen und Gesprächspartnern wandert in den Verlauf. Nichts wird überschrieben — genau das war vorher das Problem.
• Der Kalendereintrag bleibt stehen. Storniert wird nur, was tatsächlich abgesagt wurde; ein geführtes Gespräch verschwindet nicht rückwirkend aus den Kalendern der Beteiligten.
• Die Team-Bewertung läuft unabhängig weiter. Sie gehört der Person, nicht der Runde — wer nach dem Zweitgespräch anders urteilt, passt die eigene Einschätzung einfach an.

recruiting.hr-onboarding.ch/applicant · Bisherige Gespräche

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Der anstehende Termin — die laufende Runde «Bisherige Gespräche» — erscheint ab der zweiten Runde

Der Text der Einladung

Für Folgegespräche gibt es eine eigene Vorlage: «Einladung zum Folgegespräch». Sobald Sie eine zweite oder weitere Runde planen, zieht das System sie automatisch statt der gewohnten Interview-Einladung — mit Kalender-Eintrag wie diese. Ohne sie stünde beim Zweitgespräch wortgleich «Ihre Bewerbung hat unser Interesse geweckt», was nach einem geführten Gespräch schlicht nicht stimmt.

Sie finden die Vorlage unter Vorlagen in der Gruppe «Gespräch» und können ihren Text wie jede andere anpassen. Verschieben Sie einen bereits mitgeteilten Termin, gilt weiterhin die Vorlage «Terminverschiebung» — auch mitten in Runde zwei, denn dann ist die Verschiebung die Nachricht.

Wer was davon sieht

• In der Akte stehen die bisherigen Gespräche untereinander, mit Datum, Ort und den Personen, die dabei waren.
• Das Bewerbungsdossier als PDF listet die Gespräche einzeln auf, statt nur den letzten Termin zu zeigen.
• Im Bewerberportal sieht die Kandidatin oder der Kandidat, dass ein anstehender Termin bereits das Zweitgespräch ist. Interne Notizen und Bewertungen bleiben selbstverständlich intern.