Mit der Checkliste arbeiten

Im Dashboard führt jede Zeile eines Eintritts oder Austritts mit «Ansehen →» auf die Checkliste der Person. Dieselbe Seite öffnen die Links in den Erinnerungsmails und die Einträge der Inbox. Oben links führt «Eintritte» bzw. «Austritte» zurück.

Was im Kopf steht

• Name, Typ und Stand — «Eintritt» oder «Austritt», dazu «In Bearbeitung», «Abgeschlossen» oder der Schritt, auf den der Vorgang wartet («Wartet auf Visierung», «Wartet auf HR»)
• Eine Zeile zur Person — Funktion, Bereich und Fachbereich, Anstellungsart, Stichtag und «in N Tagen» bzw. «vor N Tagen»
• Aktionen, soweit Ihre Rolle sie hat — «Eintrittsblatt» bzw. «Austrittsblatt» (alle Angaben zum Vorgang als PDF), «Lehrvertrag» bei einer Lehre, «Arbeitszeugnis» beim Austritt und «Daten bearbeiten». Im Menü ⋮ daneben: «Dokumente aus Vorlagen», «Eintritt abschliessen …» bzw. «Austritt abschliessen …» und «In den Papierkorb …»

Der Kasten unter dem Kopf beantwortet drei Fragen: Wo steht der Vorgang? Wer ist dran? Was ist jetzt zu tun?

hr-onboarding.ch/checkliste

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Phasen — die aktuelle ist gold Vier Zahlen, jede ist ein Filter Wer hängt — Stand je Rolle Nächster Schritt mit genau einer Aktion Personalien, Geräte, Dokumente, Verlauf

Phasen

Beim Eintritt «Vor dem Eintritt», «Erster Tag», «Erste Wochen» und «Später», beim Austritt «Vor dem Austritt», «Letzter Tag» und «Nach dem Austritt». Es sind dieselben Abschnitte wie in den Checklisten-Vorlagen und in der Liste darunter. Je Phase steht, wie viele Aufgaben erledigt sind; die Phase, in der der Vorgang heute steht, trägt «jetzt».

Vier Zahlen

• überfällig — die Frist ist vorbei, die Aufgabe noch offen
• heute — heute fällig
• meins — offene Aufgaben, die bei Ihnen liegen
• offen — alle offenen Aufgaben

Ein Klick auf eine Zahl filtert die Liste darauf, ein zweiter hebt den Filter auf. Rechts daneben steht der Fortschritt, erledigte durch alle Aufgaben.

Wer hängt

Je Rolle — HR, Bereichsleitung, Fachleitung, IT — erledigt durch gesamt, dazu «N überfällig», wenn etwas liegen bleibt. «unbesetzt» heisst: Im Bereich der Person gibt es für diese Rolle niemanden.

Nächster Schritt

Ein Satz, eine Aktion. Die Seite wählt, was zuerst zählt: fehlende Personalien («Link senden»), eine Rolle ohne Person («Zuweisen»), Geräte, die kurz vor dem Austritt noch nicht zurück sind («Rückgabe erfassen»), dann überfällige und heute fällige Aufgaben («Ansehen»). Ist alles erledigt, steht hier «Eintritt abschliessen» bzw. «Austritt abschliessen». Brennt nichts, nennt der Satz die nächste Frist.

Über der Liste liegen drei Werkzeuge. Sie wirken zusammen mit den vier Zahlen aus Schritt 2.

• Zuständigkeit — HR sieht «Alle», «HR», «Bereichsleitung», «Fachleitung» und «IT», je mit der Zahl der Aufgaben. Fachleitung, Bereichsleitung und IT sehen «Meine Aufgaben» und — wenn die Organisation es freigibt, siehe Schritt 8 — «Ganzer Fall»
• Ordnung — «Zeitraum» (die Phasen), «Dringlichkeit» (überfällig, heute, diese Woche, später, ohne Frist, erledigt) oder «Kategorie». Ihre Wahl bleibt in diesem Browser gespeichert
• Aufgabe suchen — nach Wörtern im Titel. Passt nichts, hebt «Filter aufheben» alle Filter auf einmal auf

Ein Abschnitt, in dem alles erledigt ist, trägt «alles erledigt» und ist zugeklappt; ein Klick auf die Kopfzeile öffnet ihn wieder. Offene Aufgaben stehen in jedem Abschnitt vor den erledigten.

Was eine Zeile zeigt

• Punkt vor dem Titel — die Farbe der Kategorie
• «Datum Pflicht», «Bemerkung Pflicht» — was beim Erledigen verlangt wird
• Zuständig — die Rolle oder die Person mit Initialen
• Frist — «seit 09.09.» in Rot (überfällig), «heute», ein Datum oder «erledigt 06.09.»

Der Kreis vor dem Titel erledigt die Aufgabe. Zahlen, Phasen und «Wer hängt» ziehen sofort nach, und unten erscheint ein Hinweis mit «Rückgängig» — dasselbe geht mit Strg+Z. Ein Klick auf einen erledigten Kreis öffnet die Aufgabe wieder.

hr-onboarding.ch/checkliste · Aufgabe aufgeklappt

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Kreis — erledigen oder wieder öffnen Pflichtangabe dieser Aufgabe Was ist zu tun? — der Erklärtext aus der Vorlage Datum und Bemerkung, gespeichert beim Tippen Zuständig ändern

Wenn die Aufgabe etwas verlangt

• Datum Pflicht — der erste Klick auf den Kreis öffnet das Feld «Datum», vorbelegt mit heute. Ein zweiter Klick (oder die Eingabetaste im Feld) bestätigt
• Bemerkung Pflicht — fehlt sie, öffnet sich die Zeile beim Feld «Bemerkung». Erst mit Bemerkung wird die Aufgabe erledigt

Aufklappen

Ein Klick auf den Titel klappt die Aufgabe auf: «Was ist zu tun?» erklärt sie, darunter die Felder «Datum» und «Bemerkung». Was Sie eintragen, wird beim Tippen gespeichert; oben rechts steht «Speichert …», dann «Gespeichert». Unten stehen Zuständigkeit, Frist und — bei erledigten — wer die Aufgabe wann erledigt hat.

Jede Aufgabe liegt bei einer Rolle, dazu optional bei einer festen Person. Zuweisen darf HR: in der aufgeklappten Zeile mit «Zuständig ändern» oder im Menü ⋮ der Zeile mit «Person zuweisen» bzw. «Rolle zuweisen». Eine Person ersetzt die Rolle — die Aufgabe liegt dann nur bei ihr, und sie erhält eine E-Mail. Verlangt die Aufgabe ein Datum, ändert «Datum ändern» im selben Menü das eingetragene Datum.

hr-onboarding.ch/checkliste · 2 ausgewählt

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Kästchen links — für eine Sammelaktion auswählen Alle offenen eines Abschnitts auswählen Erledigen, Zuweisen, Datum setzen

Mehrere Aufgaben auf einmal

• Auswählen — mit dem Kästchen links in der Zeile oder mit «Alle N auswählen» im Kopf eines Abschnitts. Unten erscheint die Leiste «N ausgewählt»
• Erledigen — fragt nach «Erledigt am» für Aufgaben ohne Datum. Aufgaben, die noch eine Pflicht-Bemerkung brauchen, bleiben offen, und die Seite nennt sie. Auch hier gibt es «Rückgängig»
• Zuweisen — an eine Rolle oder eine Person. Wer mehrere Aufgaben bekommt, erhält eine einzige E-Mail
• Datum setzen — trägt ein Datum bei allen ausgewählten Aufgaben ein, bei denen Sie das dürfen
• Auswahl aufheben — leert die Auswahl

Die Checkliste im laufenden Fall anpassen

Nicht jeder Fall passt genau zur Vorlage. HR passt die laufende Checkliste direkt an — ohne die Vorlage zu ändern:

• Aufgabe hinzufügen — am Ende jedes Abschnitts (Ordnung «Zeitraum») oder im Menü ⋮ oben. Sie geben Titel, Zuständigkeit (Rolle oder Person), Kategorie und Frist an; die Frist zählt wie jede andere ab dem Eintritt bzw. Austritt, oder Sie wählen ein Datum. Die Vorschau nennt das Fälligkeitsdatum. Auf Wunsch verlangt die Aufgabe beim Erledigen ein Datum oder eine Bemerkung, und ein Erklärtext sagt, was zu tun ist. Wer sie bekommt, erhält eine E-Mail
• Aufgabe entfällt … — im Menü ⋮ einer offenen Aufgabe, mit einer Begründung. Die Aufgabe bleibt durchgestrichen und leicht abgesetzt am Ende ihres Abschnitts stehen, trägt die Marke «entfällt» und links statt des Kreises zum Erledigen ein gestricheltes Symbol; sie zählt nicht mehr als offen und nicht als erledigt, auch nicht in Erinnerungen und im Dashboard. Die Begründung steht beim Aufklappen und im Verlauf. Ein Versehen macht «Rückgängig» im Hinweis unten wett, später «Wieder aufnehmen» im selben Menü

hr-onboarding.ch/checkliste · Aufgabe entfällt

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Gestricheltes Symbol statt des Kreises — die Aufgabe zählt nicht mehr Marke «entfällt» Die Begründung, mit Person und Datum Frist auf einem Sonntag — es gilt der Freitag davor

Eine hinzugefügte Aufgabe wird nicht gelöscht: Braucht es sie doch nicht, entfällt sie — so bleibt nachvollziehbar, was geplant war. Soll die Aufgabe künftig in jedem Fall stehen, gehört sie in die Checklisten-Vorlage.

Aufgaben, die nur für manche Personen gelten

In der Checklisten-Vorlage kann eine Aufgabe eine Bedingung tragen («Nur wenn …») — zum Beispiel die Quellensteuer nur ohne Schweizer Staatsangehörigkeit oder die Familienzulagen nur mit Anspruch. Die Checkliste prüft sie an den Personalien:

• Beim Eröffnen nennt der Dialog unter den Warnungen, welche Aufgaben nicht gelten, etwa «1 Aufgabe gilt nicht für diese Person» mit dem Grund «trifft nicht zu: Schweizer Staatsangehörigkeit». Diese Aufgaben werden nicht angelegt. Bei der Quellensteuer steht der Hinweis, dass auch Schweizer/innen mit Wohnsitz im Ausland quellensteuerpflichtig sein können (Art. 91 DBG); mit «Trotzdem anlegen» kommt die Aufgabe dennoch in die Checkliste
• Angabe fehlt — lässt sich eine Bedingung nicht prüfen, weil in den Personalien etwas fehlt, wird die Aufgabe trotzdem angelegt und trägt die Marke «Angabe fehlt: …» mit dem Namen der Angabe. Sie verschwindet, sobald die Angabe erfasst ist
• Angaben geändert — ändern sich die Personalien, erscheint für HR oben ein Hinweis, zum Beispiel «Angaben geändert: 1 Aufgabe kommt dazu». «Übernehmen» nimmt alles auf einmal; unter «Einzeln ansehen» entscheiden Sie je Aufgabe mit «Aufnehmen» oder «Nicht aufnehmen» bzw. «Entfallen lassen» oder «Behalten». Nichts ändert sich von selbst, und was Sie nicht übernehmen, schlägt die Checkliste nicht erneut vor

hr-onboarding.ch/checkliste · Checkliste eröffnen

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Welche Aufgaben nicht gelten — mit dem Grund Hinweis bei der Quellensteuer (Art. 91 DBG) «Trotzdem anlegen» nimmt die Aufgabe doch auf

hr-onboarding.ch/checkliste · Angaben geändert

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Hinweis nur für HR: was sich durch die neuen Angaben ändert «Übernehmen» nimmt alles auf einmal Oder je Aufgabe: «Aufnehmen» bzw. «Nicht aufnehmen»

Eine Aufgabe, die nicht mehr zutrifft, entfällt wie von Hand — mit dem Grund «Bedingung nicht mehr erfüllt». Gilt sie später wieder, bietet der Hinweis «Wieder aufnehmen» an. Unabhängig davon können Sie jede Aufgabe von Hand hinzufügen oder entfallen lassen; eine solche Entscheidung überschreibt die Checkliste nicht.

Rechts steht die Person mit vier Reitern. Ein roter Punkt an einem Reiter zeigt, dass dort etwas fehlt — zum Beispiel ein Gerät, das noch nicht zurück ist.

hr-onboarding.ch/checkliste · Reiter Geräte

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Reiter mit rotem Punkt — hier fehlt etwas Zurücknehmen — mit Notiz und Rückgabeprotokoll Der nächste Schritt führt ebenfalls hierher

Die vier Reiter

• Personalien — Person, Kontakt, Adresse, Lohn und Stelle. Jeder Wert hat einen Knopf zum Kopieren: ein Klick, und die AHV-Nummer liegt ohne Punkte, die IBAN ohne Leerzeichen in der Zwischenablage — bereit für die Lohnsoftware. Fehlende Pflichtwerte stehen als «fehlt noch». Hat die Person ihre Personalien selbst erfasst, steht es oben; sonst schicken Sie ihr von hier den Link (siehe Self-Service-Personalien)
• Karte unter den Personalien — beim Eintritt die Probezeit mit Ende und Stand; HR bestätigt, verlängert oder erfasst hier eine Kündigung in der Probezeit. Beim Austritt das Arbeitszeugnis mit seinem Stand und «Zum Zeugnis»
• Geräte — beim Eintritt «Ausgabe» mit «Gerät ausgeben», beim Austritt «Rückgabe» mit «Zurücknehmen». Nach der Rücknahme öffnet «Rückgabeprotokoll» im Hinweis das PDF zum Unterschreiben. Sind alle Geräte zurück, steht «Alle Geräte zurück», und die Seite schlägt vor, die passende Aufgabe gleich zu erledigen
• Dokumente — oben unter «Erzeugen» das Eintritts- bzw. Austrittsblatt, darunter die Dokumente «In der Personalakte». Hochgeladen wird weiterhin in der Personalakte
• Verlauf — erfasst, eingereicht, visiert, eröffnet, erledigt, abgeschlossen, dazu Änderungen an den Angaben und ausgegebene oder zurückgenommene Geräte

Sind alle Aufgaben erledigt, heisst der nächste Schritt «Alles erledigt — der Eintritt kann abgeschlossen werden», mit dem Knopf «Eintritt abschliessen» (beim Austritt «Austritt abschliessen»). Abschliessen darf HR. Fehlt noch etwas wie eine Personalie, sagt die Rückfrage es — abschliessen können Sie trotzdem.

hr-onboarding.ch/checkliste · abgeschlossen

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Aufgaben, Dauer und beteiligte Rollen Fristgerecht erledigt, Stand des Zeugnisses Arbeitszeugnis — direkt zum Zeugnis

Mit offenen Aufgaben abschliessen

Manchmal endet ein Vorgang, bevor alles erledigt ist. Dann liegt der Abschluss im Menü ⋮ oben: «Eintritt abschliessen …» bzw. «Austritt abschliessen …». Die Rückfrage nennt die Zahl der offenen Aufgaben und verlangt eine Begründung; sie wird beim Vorgang gespeichert und steht später in der Bilanz. Trifft eine Aufgabe in diesem Fall gar nicht zu, lassen Sie sie besser entfallen (Schritt 5) — eine entfallene Aufgabe gilt beim Abschluss nicht als offen.

Die Bilanz

Nach dem Abschluss zeigt die Seite oben eine ruhige Bilanz: wie viele Aufgaben erledigt sind, wie viele Tage es vom Eröffnen bis zum Abschluss gedauert hat, welche Rollen etwas erledigt haben und wie viele Aufgaben mit Frist fristgerecht erledigt wurden. Beim Eintritt nennt sie das Ende der Probezeit, beim Austritt den Stand des Arbeitszeugnisses. Entfallene Aufgaben zählt sie nicht als offen, sondern nennt sie für sich. Der Vorgang steht danach in der Historie des Dashboards.

Fachleitung, Bereichsleitung und IT sehen auf der Checkliste ihre eigenen Aufgaben. Ob sie auch die übrigen Aufgaben des Falls sehen, legt eine Admin-Person fest: Administration → Prozesse → «Checklisten: Sichtbarkeit», dann «Sichtbarkeit speichern». HR und Admin sehen stets den ganzen Fall.

Drei Stufen

• Nur eigene Aufgaben (Standard) — jede Person sieht nur, was ihr oder ihrer Rolle zugewiesen ist
• Ganzer Fall — ohne Bemerkungen und Daten anderer — die übrigen Aufgaben erscheinen mit Titel, Zuständigkeit, Frist und Stand
• Ganzer Fall — mit Bemerkungen — zusätzlich mit Bemerkungen, eingetragenen Daten und wer eine Aufgabe erledigt hat

Fremde Aufgaben bleiben immer nur lesbar — abhaken kann jede Person nur ihre eigenen. Ab der zweiten Stufe haben Fachleitung, Bereichsleitung und IT neben «Meine Aufgaben» den Filter «Ganzer Fall».

Auf dem Handy steht zuerst die Liste. Die Leiste unten mit Personalien, Geräte und Dokumente öffnet die rechte Spalte als Schublade; wischen oder tippen daneben schliesst sie. Die Aktionen im Kopf sind kleine Symbolknöpfe, und die Zuständigkeit einer Aufgabe steht in der aufgeklappten Zeile.

hr-onboarding.ch/checkliste · Handy

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Leiste unten öffnet die Spalte Aufgeklappte Aufgabe mit Zuständigkeit Schublade mit Kopieren wie am Computer