Was ist ein digitaler Eintritt?

Mitarbeitende füllen ihre Personalien selbst aus, erhalten automatisierte Aufgaben und alle Beteiligten werden informiert.

Wie funktionieren Checklisten?

Automatisch generiert basierend auf der Anstellungsart. HR, Bereichsleitung, Fachleitung und IT sehen je ihre eigenen Aufgaben — gefiltert nach Bereich und Fachbereich. Fristen und Erinnerungen inklusive.

Was passiert beim Austritt?

Digitaler Austrittsprozess mit Exit-Checkliste, Offboarding-Aufgaben und automatischer Benachrichtigung aller Beteiligten.

Was ist das 4-Augen-Prinzip?

Fachleitung erstellt, HR genehmigt. Doppelte Kontrolle für mehr Sicherheit und weniger Fehler.

HR Onboarding für Schweizer KMU – Digitale Eintritte & Checklisten

Das Problem mit klassischem Onboarding

Papier-Formulare, E-Mail-Wechsel, Excel-Listen – das kostet Zeit und führt zu Fehlern.

Papier-Formulare

Personalienbögen per Post versenden, zurückerwarten, abtippen. Fehleranfällig, langsam, unökologisch.

Manuelle Datenerfassung
Verlorene Dokumente
Fehlende Unterschriften

E-Mail-Chaos

Dokumente als Anhänge, Status-Nachfragen, verlorene E-Mails. Niemand hat den Überblick.

Keine zentrale Ablage
Veraltete Versionen
Fehlende Nachvollziehbarkeit

Manuelle Checklisten

Excel-Listen für Onboarding-Aufgaben. Manuell aktualisieren, Versionskonflikte, keine Automatisierung.

Keine automatischen Erinnerungen
Kein Status-Tracking
Kein Audit-Trail

So funktioniert's

Von der Einladung zum abgeschlossenen Eintritt

Vier Schritte — vollständig digital, automatisiert, nachvollziehbar.

1

HR

Einladung senden

HR erfasst den neuen Mitarbeitenden und sendet automatisch einen personalisierten Self-Service Link.

E-Mail automatisch an neue Mitarbeitende

~2 Minuten für HR

2

Mitarbeitende

Personalien ausfüllen

Die neue Person füllt alle Personalien selbst aus — digital, papierlos, DSG-konform.

Formular · digital · kein Papier

~10 Minuten für Mitarbeitende

3

Fachleitung + HR

Visierung & Freigabe

Fachleitung visiert, Bereichsleitung prüft, HR gibt frei. Jeder Schritt wird protokolliert.

4-Augen-Prinzip · Audit-Trail

~5 Minuten pro Freigabe

4

Automatisch

Checkliste läuft

Alle Aufgaben werden automatisch erstellt und den richtigen Personen zugewiesen. Erinnerungen inklusive.

Checkliste · Benachrichtigungen · fertig

Automatisch — kein Aufwand

Automatisierung

Automatische Checklisten

6 Anstellungsarten — vordefinierte Aufgaben, automatisch erstellt. Keine manuelle Pflege nötig.

‍

Monatslohn

Monatslohn · Jahreslohn · Pensum

5 / 11 erledigt

Features

Alles was Sie brauchen — an einem Ort

Kein Flickenteppich aus Tools. Eine Plattform für den gesamten Employee Lifecycle.

Self-Service Personalien

Neue Mitarbeitende füllen ihre Personalien selbst aus — digital, papierlos, DSG-konform. Auch spätere Mutationen über sicheren E-Mail-Link. Mehr zu Personalien im Self-Service

Einladung automatisch per E-Mail
Alle Felder vorkonfiguriert
Mutationen per E-Mail-Link mit HR-Freigabe
Direkte Übernahme ins System

4-Augen-Prinzip

Fachleitung erstellt, Bereichsleitung visiert, HR gibt frei — transparent und nachvollziehbar. Mehr zur Freigabe im Vier-Augen-Prinzip

Klare Rollenverteilung
Kommentarfunktion pro Schritt
Audit-Trail für Compliance

Austritte (Offboarding)

Gleiche Plattform für saubere Austritte — Checklisten, Geräte-Rückgabe, Abschluss-Workflow. Mehr zum digitalen Offboarding

Exit-Checklisten pro Anstellungsart
Geräte-Rückgabe erfassen
Abschluss-Workflow mit Freigabe

Probezeit-Übersichten

Probezeiten zentral verwalten — Fristen im Blick, automatische Erinnerungen rechtzeitig. Mehr zu den Fristenrechnern in der App

Probezeit-Enddaten verfolgen
Automatische Erinnerungen an HR
Filter nach Ablauf-Datum

Probezeit- und Feedbackgespräche

Gespräche nach dem Eintritt, vor und nach dem Probezeitende werden je Eintritt automatisch geplant — zu den Zeitpunkten, die Sie festlegen. Die Führungskraft wird erinnert, das Protokoll landet als PDF in der Personalakte; Gespräche wie ein Verwarnungs- oder Rückkehrgespräch legen Sie von Hand an.

Erinnerung 7 Tage vorher, Inbox und E-Mail
Protokoll nach eigener Vorlage, Ergebnis oder Empfehlung
Selbsteinschätzung per E-Mail-Link mit Geburtsdatum-Prüfung
PDF im Branding, automatisch im Ordner «Gespräche»

Automatische Checklisten

6 Anstellungsarten mit vordefinierten Aufgaben — pro Eintritt automatisch erstellt, auch für Austritte. Mehr zur digitalen Checkliste

6 Standard-Anstellungsarten
Fälligkeitsdaten & Erinnerungen
Editierbar für HR

Dokument-Generator

Verträge, Zeugnisse und Kündigungen mit Platzhaltern — als PDF oder direkt per E-Mail. Mehr zum Arbeitszeugnis aus der Personalakte

Vorlagen für alle Dokumenttypen
Automatische Platzhalter-Substitution
Versionierung & Wiederherstellung

Automatische Benachrichtigungen

E-Mails bei neuen Aufgaben, Fristen und Statusänderungen — nichts geht mehr vergessen.

Aufgaben- & Fristen-Erinnerungen
Statusänderungen in Echtzeit
Konfigurierbar pro Rolle

Dashboard, Statistiken & Reports

Alle Ein- und Austritte auf einen Blick — Status, Fristen, Auswertungen, Export.

Rollenspezifische Dashboards
Filter nach Bereich, Datum, Status
Export-Funktion (Excel/PDF)

Rollen-spezifische Aufgaben (HR · BL · FL · IT)

Aufgaben gezielt an Bereichs-, Fachleitung oder den IT-Pool zuweisen. Jede Rolle hat ihr eigenes „Meine Aufgaben"-Dashboard — gefiltert nach Bereich/Fachbereich.

5 Rollen: HR, Admin, BL, FL, IT
IT-Pool statt Einzel-Zuweisung
Sensible Daten nur für HR/Admin

IT-Geräteverwaltung

Laptops, Handys, Schlüssel & Co. zentral erfassen, zuweisen, zurücknehmen — mit voller Historie pro Gerät und Person. Kein separates Excel mehr. Mehr zur IT-Geräteverwaltung

Konfigurierbare Kategorien pro Org
Soft-Warnung bei Austritt
Lückenlose Audit-Historie

Bestehende Mitarbeitende erfassen

Sie steigen mit unserer Software ein, obwohl Sie schon Mitarbeitende haben? Einzeln per Quick-Add oder massenhaft per CSV-/Excel-Import anlegen — ohne Onboarding-Workflow zu starten.

Quick-Add ohne Workflow
CSV-/Excel-Bulk-Import mit Mapping und Vorschau
Sofort Geräte zuweisbar
Verfügbar im Austritts-Dropdown

Bereich & Fachbereich

Organisationsstruktur vollständig abbilden — Eintritte werden automatisch zugewiesen.

Beliebige Bereiche & Fachbereiche
Filterung nach Bereich
Rollenrechte pro Bereich

DSG-konform & Schweizer Server

Alle Daten auf Schweizer Servern — vollständiges Audit-Log, DSG-konform.

Schweizer Rechenzentrum
Vollständiger Audit-Trail
Datenexport auf Anfrage

Personalakte mit Dokumenten

Vertrag, Bewilligungen, Zeugnisse und Weiterbildungsnachweise in zwölf vorbereiteten Ordnern je Person — verschlüsselt abgelegt, mit Vorschau im Browser und Zugriffsprotokoll. Mehr zum digitalen Personaldossier

Ordner umbenennen, ergänzen, Rechte je Rolle
PDF, JPG, PNG, DOCX bis 10 MB — mit Virenscan
Vorschau für PDF und Bilder, Download für alles
Zugriffsprotokoll 12 Monate

Jede Funktion im Detail

Zu jeder Funktion eine eigene Seite: was sie im Alltag abnimmt, mit Bildern aus der Anwendung.

Nachprüfbar

Sicherheit, die Sie prüfen können

Keine Absichtserklärungen. Was hier steht, finden Sie ausführlich auf unserer Sicherheitsseite – und das Verbindliche davon im Auftragsbearbeitungsvertrag.

Schweizer Rechenzentrum

Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen in einem Rechenzentrum in Genf (Infomaniak Network SA). Die tägliche Sicherung geht in ein zweites Schweizer Rechenzentrum.

Verschlüsselt im Ruhezustand

Datenbanken und sämtliche Dokumente mit Personendaten sind auf dem Datenträger verschlüsselt. Ausgenommen sind Bilder, die zur Anzeige bestimmt sind – Firmenlogos und Profilfotos.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Steht jedem Konto offen und lässt sich von Ihrer Administration für die ganze Organisation verbindlich schalten. Danach kommt kein Konto mehr ohne zweiten Faktor an Daten.

Auftragsbearbeitungsvertrag

Wird bei der Registrierung digital geschlossen und ist danach als PDF abrufbar. Den Wortlaut lesen Sie vorab unter hr-onboarding.ch/avv.

Öffentliche Statusseite

Die Verfügbarkeit beider Anwendungen wird von aussen gemessen und unter status.hr-onboarding.ch veröffentlicht – unabhängig von unserer Infrastruktur.

Rollen statt Vollzugriff

Jede Rolle sieht nur, was ihre Aufgabe verlangt. Lohn- und Personaliendaten sind eigens abgeschirmt und erscheinen nicht in Listen, die für die Zusammenarbeit gedacht sind.

Alle Sicherheitszusagen im Detail

Rollen

Für jede Rolle die richtige Ansicht

Jeder sieht nur was er braucht — klar getrennt, ohne Überschneidungen.

HR

Zentrale Verwaltung

Vollständiger Überblick über alle Eintritte und Austritte. HR steuert den gesamten Prozess von Anfang bis Abschluss.

Eintritte & Austritte verwalten

Checklisten überwachen & abschliessen

Personalien freigeben

Dashboard, Statistiken & Reports

Fachleitung

Erfassen & Visieren

Erstellt Eintritte für eigene Mitarbeitende, ergänzt fehlende Angaben und leitet zur Prüfung weiter.

Eintritt für eigene Mitarbeitende erstellen

Personalien prüfen & visieren

Eigene Checklisten-Aufgaben erledigen

Kommentare & Rückfragen

Bereichsleitung

Überblick & Kontrolle

Sieht alle Eintritte im eigenen Bereich, visiert und gibt Rückmeldung — ohne in andere Bereiche einzusehen.

Bereichsweite Eintrittsübersicht

Eintritte visieren

Kommentare hinzufügen

Status in Echtzeit verfolgen

IT

Geräte & Technik

Verwaltet Hardware-Pool und IT-Aufgaben bei Ein- und Austritten — Geräte zuweisen, Rückgaben erfassen, Bestand im Blick.

Geräte erfassen & zuweisen

IT-Aufgaben (VPN, Hardware, Software)

Rückgaben beim Austritt

Geräte-Historie pro Person

Mitarbeitende

Self-Service

Erhalten einen persönlichen Link und füllen ihre Personalien selbst aus — ohne Login, ohne Installation.

Personalien digital ausfüllen

Änderungen an den eigenen Daten melden

Kein Login erforderlich

Digitales Onboarding für Schweizer KMU

Das Problem mit klassischem Onboarding

Papier-Formulare

E-Mail-Chaos

Manuelle Checklisten

Von der Einladung zum abgeschlossenen Eintritt

Einladung senden

Personalien ausfüllen

Visierung & Freigabe

Checkliste läuft

Automatische Checklisten

Monatslohn

Alles was Sie brauchen — an einem Ort

Self-Service Personalien

4-Augen-Prinzip

Austritte (Offboarding)

Probezeit-Übersichten

Probezeit- und Feedbackgespräche

Automatische Checklisten

Dokument-Generator

Automatische Benachrichtigungen

Dashboard, Statistiken & Reports

Rollen-spezifische Aufgaben (HR · BL · FL · IT)

IT-Geräteverwaltung

Bestehende Mitarbeitende erfassen

Bereich & Fachbereich

DSG-konform & Schweizer Server

Personalakte mit Dokumenten

Jede Funktion im Detail

Sicherheit, die Sie prüfen können

Schweizer Rechenzentrum

Verschlüsselt im Ruhezustand

Zwei-Faktor-Anmeldung

Auftragsbearbeitungsvertrag

Öffentliche Statusseite

Rollen statt Vollzugriff

Preise & Bundle

HR Onboarding

Bundle

1-Klick Transfer

Ein Login

Eine Datenbasis

Für jede Rolle die richtige Ansicht

HR

Fachleitung

Bereichsleitung

IT

Mitarbeitende

Häufige Fragen

Was ist ein digitaler Eintritt?

Wie funktionieren Checklisten?

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