Das strukturierte Arbeitszeugnis: Beurteilung auf einer Seite statt Fliesstext

Drei Seiten Fliesstext, in denen jedes Adjektiv doppelt gemeint sein kann: So sieht das übliche Schweizer Arbeitszeugnis aus. Die strukturierte Form macht daraus ein Blatt, auf dem Fähigkeiten mit einer Bewertungsskala stehen, Tätigkeiten als Liste und Stärken in eigenen Worten. Sie folgt dem Schweizer Standard «Arbeitszeugnis 2.0» des Vereins Vision Arbeitszeugnis. Dieser Beitrag zeigt, was auf so einem Blatt steht, was das Obligationenrecht unverändert verlangt — und wie beide Formen aus derselben Beurteilung entstehen.

Warum Fliesstext oft nicht ankommt

Wer Bewerbungen sichtet, hat pro Dossier wenige Minuten — und darin drei Zeugnisse à zwei bis drei Seiten. Das Ergebnis kennt jede HR-Fachperson: Man überfliegt die Schlussformel, sucht nach «stets zur vollen Zufriedenheit» und legt das Dossier weg. Zwei Dinge gehen dabei schief.

Erstens wird gelesen, was nicht geschrieben wurde. Die Zeugnissprache hat über Jahrzehnte eine Skala entwickelt, die nirgends abgedruckt ist: «zur vollen Zufriedenheit» gilt als befriedigend, «stets zur vollsten Zufriedenheit» als sehr gut. Wer diese Abstufungen nicht kennt — und das gilt für viele Vorgesetzte, die Zeugnisse schreiben — formuliert unbeabsichtigt eine Bewertung, die er nie gemeint hat. Eine gut gemeinte Zeile kann so zur Abwertung werden. Was die einzelnen Codes bedeuten, steht im Leitfaden zum klassischen Arbeitszeugnis.

Zweitens verschwindet die Aussage im Text. Ob jemand fachlich stark und in der Zusammenarbeit durchschnittlich war, steht an zwei weit auseinanderliegenden Stellen, in unterschiedlichen Satzbauten, ohne gemeinsamen Massstab. Vergleichbar wird das erst, wenn die lesende Person die Codes beherrscht — und darauf sollte eine Beurteilung nicht angewiesen sein.

Das strukturierte Arbeitszeugnis dreht die Reihenfolge um: Es zeigt die Bewertung zuerst und begründet sie in wenigen Zeilen, statt sie in Prosa zu verstecken.

Woher die Form kommt

Die Struktur ist keine Hausidee. Sie folgt dem Standard «Arbeitszeugnis 2.0» des Vereins Vision Arbeitszeugnis in Zürich — erarbeitet mit Arbeitsrechtsexperten, gestützt auf eigene Befragungen von Mitarbeitenden und Unternehmen. Der Verein veröffentlicht Konzept und Leitfaden frei auf arbeitszeugnis.work und lädt Softwareanbieter ausdrücklich ein, den Standard zu übernehmen. Das ist der Punkt: Ein Raster nützt erst, wenn es überall gleich aussieht — wer sein eigenes Bewertungsschema erfindet, produziert wieder ein Dokument, das nur er selbst lesen kann.

Was auf einem strukturierten Zeugnis steht

Das Blatt hat ein festes Raster und passt auf eine A4-Seite. Es enthält:

Fähigkeiten mit Stufen

Vier Fähigkeiten in fester Reihenfolge, jede mit einem Klammertext, der sagt, was gemeint ist:

1. Persönlichkeit und Selbstmanagement (Lernbereitschaft, Belastbarkeit, Leistungs- und Eigenmotivation)
2. Zusammenarbeit mit anderen (Kommunikation, Sozialverhalten, Durchsetzungs- und Einfühlungsvermögen)
3. Methodik und Umsetzung (Planung, Lösungs-, Ziel- und Kundenorientierung)
4. Fachwissen (Können, Wissen und Wissensaustausch)

Bei Führungsfunktionen kommt Leadership dazu, dazu wahlweise eine frei gewählte Fähigkeit — etwa Diskretion, Sicherheitsbewusstsein oder Projektmanagement.

Jede Fähigkeit trägt eine von fünf Stufen: ungenügend, mässig, gut, sehr gut, ausgezeichnet.

Die Skala ist bewusst nicht gleichmässig geteilt — «gut» nimmt den breitesten Abschnitt ein, die Extreme die schmalsten. Das bildet ab, wie Beurteilungen in der Praxis verteilt sind. Wer die Skala in fünf gleiche Teile schneidet, erzeugt dagegen den Eindruck, «gut» sei Mittelmass — genau das Missverständnis, das die Codesprache gross gemacht hat.

Tätigkeiten

Höchstens fünf, als Liste. Nicht das ganze Pflichtenheft, sondern das, was die Stelle ausgemacht hat. Die Beschränkung ist der eigentliche Aufwand beim Schreiben — und der grösste Gewinn beim Lesen.

Stärken

Drei bis fünf, nur positiv, in eigenen Worten. Redewendungen gehören nicht hierhin: «packt an» versteht jede Leserin, «ein Fels in der Brandung» nicht mehr unbedingt, sobald die Bewerbung in der Westschweiz gelesen wird.

Gut zu wissen

Höchstens drei Zeilen für das, was sonst nirgends Platz hat: interne Weiterbildungen, eine besondere Leistung, Potenzial — oder die Erklärung einer schwachen Bewertung. Externe Weiterbildungen gehören nicht hierhin, die stehen im Lebenslauf.

Kopfdaten und Erstellungsgrund

Person, Funktion, Beschäftigungsgrad, Arbeitsort, Ein- und Austritt, die beurteilende Person — und der Grund, warum das Zeugnis ausgestellt wird: Austritt, interner Wechsel, Führungswechsel, Pensionierung, auf Wunsch der mitarbeitenden Person.

Bewertungsperiode

Der Zeitraum, den das Blatt beurteilt. Er steht unter dem Titel und sagt, was das Dokument abdeckt — etwa die Zeit bis zum Funktionswechsel und, auf einem zweiten Blatt, die Zeit danach.

Was das Gesetz verlangt — und was nicht

Die Form ändert nichts an den Pflichten. Art. 330a Abs. 1 OR gibt Mitarbeitenden jederzeit Anspruch auf ein Zeugnis, das sich «über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht». Aus der «jederzeit»-Klausel leitet sich auch der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses ab.

Lehre und Rechtsprechung haben daraus vier Grundsätze entwickelt: Ein Zeugnis muss wahr, wohlwollend, vollständig und klar sein. Wo Wohlwollen und Wahrheit kollidieren, geht die Wahrheit vor — ein beschönigtes Zeugnis kann die nächste Arbeitgeberin täuschen und die ausstellende Firma haftbar machen. Für ein Blatt mit Balken gilt das genauso: Eine Stufe «sehr gut», die niemand belegen kann, ist derselbe Fehler wie ein unzutreffendes «stets zur vollsten Zufriedenheit».

Arbeitsbestätigung: ausdrücklich ohne Bewertung

Art. 330a Abs. 2 OR sieht vor, dass sich das Zeugnis auf besonderes Verlangen der mitarbeitenden Person auf Angaben über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses beschränkt. Diese Arbeitsbestätigung trägt denselben Aufbau, aber keine Fähigkeiten und keine Beurteilung. Wichtig: Das Verlangen geht von den Mitarbeitenden aus — eine Firma darf die Bewertung nicht von sich aus weglassen.

Lehrzeugnis

Für die Lehre gilt Art. 346a OR: Nach Abschluss ist ein Zeugnis über den erlernten Beruf und die Dauer der Lehre auszustellen; auf Verlangen der lernenden Person oder ihrer gesetzlichen Vertretung äussert es sich zusätzlich über Leistungen und Verhalten. Auf dem strukturierten Blatt steht statt der Position der erlernte Beruf, die Dauer der Lehre gehört unter «Gut zu wissen».

Die Form schreibt das Gesetz nicht vor

Das OR verlangt kein bestimmtes Layout, keine Seitenzahl und keine Unterschrift. Üblich ist sie trotzdem, und wer will, unterschreibt. Gefragt ist vor allem, dass die Firma erreichbar bleibt: Gesellschaft mit Anschrift, zuständige Person, Telefonnummer.

Wie HR damit arbeitet

Im Zeugnis-Manager von HR Onboarding ist das Zeugnis ein Vorgang, kein Dokument: Person wählen, Funktion und Tätigkeiten bestätigen, die Fähigkeiten beurteilen, Stärken und «Gut zu wissen» ergänzen.

Aus dieser einen Beurteilung entstehen beide Formen. Ein Umschalter «Klassisch | Strukturiert» wechselt zwischen dem gewohnten Fliesstext-Zeugnis und dem strukturierten Blatt — dieselbe Grundlage, zwei Ausgaben. Der Fliesstext entsteht dabei aus Satzmustern, die an die gewählten Stufen gebunden sind, nicht aus einer Sprach-KI: Was im Blatt «sehr gut» heisst, sagt der Satz im klassischen Zeugnis mit denselben Worten.

Das Blatt heisst bei uns schlicht «Strukturiert». Es übernimmt vom Standard das Raster, die vier Pflichtfähigkeiten samt Klammertexten, die fünfstufige Skala mit ihren ungleichen Breiten, die Balkendarstellung, die fünf Tätigkeiten und die Felder «Stärken», «Gut zu wissen» und Erstellungsgrund. Zwei Dinge bildet es heute nicht ab: Es liegt auf Deutsch vor, während der Standard fünf Sprachen vorsieht, und es zeigt die Balken, nicht die alternative Matrix.

Dieselbe Maske deckt Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis, Arbeitsbestätigung und Lehrzeugnis ab; der Erstellungsgrund ist an die Art gebunden, damit in einem Zwischenzeugnis keine Kündigung auftauchen kann. Am Schluss legt HR das PDF verschlüsselt in der Personalakte ab — dort, wo auch Vertrag und Vereinbarungen liegen.

Lohnt sich der Wechsel?

Die Umstellung kostet ein Gespräch im Team: Wer zum ersten Mal fünf Tätigkeiten auswählen und eine Stufe setzen muss, merkt, wie unscharf die bisherigen Zeugnisse waren. Danach geht es schneller — die Diskussion über das richtige Adjektiv entfällt. Und der Klassiker bleibt verfügbar: Solange Dossiers gemischt gelesen werden, ist es vernünftig, beide Formen im Haus zu haben.

FAQ — strukturiertes Arbeitszeugnis

Ist ein strukturiertes Arbeitszeugnis rechtlich gültig?

Ja. Art. 330a OR schreibt den Inhalt vor, nicht die Form. Solange Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie Leistungen und Verhalten hervorgehen und die Angaben wahr, wohlwollend, vollständig und klar sind, erfüllt auch ein strukturiertes Blatt den Anspruch.

Muss das Zeugnis unterschrieben sein?

Das Gesetz verlangt keine bestimmte Form. In der Praxis wird unterschrieben, und dabei darf es bleiben. Entscheidend ist, dass Aussteller und zuständige Kontaktperson erkennbar sind.

Wie steht eine schwache Bewertung auf einem Blatt mit Skala?

Als Stufe, mit einer kurzen sachlichen Erklärung unter «Gut zu wissen». Jede negative Aussage muss belegbar sein; im Streitfall liegt die Beweislast bei der Arbeitgeberin.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeugnis und Arbeitsbestätigung?

Die Arbeitsbestätigung nach Art. 330a Abs. 2 OR nennt nur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, ohne Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Sie wird nur auf ausdrückliches Verlangen der mitarbeitenden Person ausgestellt.

Kann ich klassische und strukturierte Zeugnisse nebeneinander ausstellen?

Ja. Beide Formen können in derselben Firma vorkommen. Sinnvoll ist, die Beurteilung nur einmal zu erfassen und daraus die gewünschte Ausgabe zu erzeugen, damit die Aussagen nicht auseinanderlaufen.

Quellen

• Obligationenrecht (SR 220), Art. 330a — Anspruch auf ein Zeugnis, fedlex.admin.ch
• Obligationenrecht (SR 220), Art. 346a — Zeugnis nach Abschluss der Lehre, fedlex.admin.ch
• ch.ch, Informationsportal der Schweizer Behörden, Seite «Arbeitszeugnis» — Inhalte eines Vollzeugnisses: Beginn und Ende der Anstellung, Funktion und Tätigkeiten, Stellenprozente, Qualität der Arbeit, Verhalten, Grund der Ausstellung
• Verein Vision Arbeitszeugnis, Zürich: Standard «Arbeitszeugnis 2.0» — Konzept (Version 08.06.2026) und Leitfaden (Version 10.04.2026), arbeitszeugnis.work

Stand 17. September 2026

Seit der Veröffentlichung dieses Artikels ist der Zeugnis-Manager fertig geworden. Was inzwischen dazugehört:

• Vorgang statt Dokument: Ein Zeugnis lässt sich der vorgesetzten Person zur Beurteilung zuweisen, mit Frist. HR gibt frei und sieht, welche Schritte offen sind.
• Text von Hand nachbessern: Jeder Abschnitt der klassischen Form lässt sich direkt in der Vorschau bearbeiten; die übrigen folgen weiterhin der Beurteilung.
• Briefpapier je Firma: Logo, Anschrift, Fusszeile und Seitenzahl lassen sich pro Organisation ein- und ausschalten.
• Digitale Unterschrift: Wer will, hinterlegt ein Unterschriftsbild und zeichnet damit im System. Festgehalten werden Person, Zeitpunkt und eine Prüfsumme über den Text — ändert sich der Inhalt danach, fällt das auf. Eine qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES ist das bewusst nicht; das Gesetz verlangt für das Zeugnis ohnehin keine Unterschrift.
• Fortschreiben: Aus einem bestehenden Zeugnis entsteht das nächste — die Beurteilung wird übernommen und für den neuen Zeitraum angepasst.
• Arbeitsbestätigung und Lehrzeugnis laufen über dieselbe Maske und dieselbe Struktur.
• QR-Code: Auf Wunsch trägt das strukturierte Blatt einen QR-Code zum Leitfaden des Vereins Vision Arbeitszeugnis. Standardmässig bleibt er aus — ein Verweis auf eine fremde Website gehört nicht ungefragt auf das Dokument einer Firma.

Welche Funktionen dazugehören, steht in der Funktionsübersicht.